Belajar Fungsi Lembaga Projek

Adakah projek anda mempunyai Dewan Projek? Anda juga mungkin memanggilnya Kumpulan Pemandu atau Jawatankuasa Pemandu. Artikel ini menetapkan peranan dan tanggungjawab fungsi pentadbiran penting ini.

Mari kita mulakan dengan mengatakan bahawa Lembaga Projek adalah bahagian penting dalam struktur organisasi mana-mana projek. jika anda tidak mempunyai satu, anda harus berbincang dengan pengurus anda tentang mendapatkan satu set up.

Lembaga Projek dipengerusikan oleh penaja projek dan akan biasanya termasuk beberapa pemegang kepentingan kanan yang lain serta pengurus projek.

Biasanya terdapat tiga hingga lima orang di dalam Lembaga. Mereka adalah semua pemegang kepentingan projek utama dan orang yang mempunyai keupayaan untuk menyelesaikan sesuatu projek.

Intinya: ia adalah sekumpulan orang yang menemui untuk mengawasi projek dan terus bergerak ke arah yang betul.

Dewan Projek ditubuhkan pada permulaan kitaran hayat projek dan beroperasi sepanjang projek sehingga ditutup. Mari lihatlah 4 peranan utama Projek Dewan.

1. Lembaga Projek Memberi Tadbir Urus

Pertama, Lembaga Projek menyediakan tadbir urus yang kritikal. Mereka memastikan dasar dipatuhi di peringkat korporat dan tahap portfolio atau program. Mereka menawarkan pengawasan ke dalam apa yang dilakukan oleh pasukan projek. Mereka, bersama-sama dengan penaja projek, bertanggungjawab untuk penyerahan projek yang berjaya dan peranan tadbir urus ini memastikan bahawa pasukan projek bertindak dengan cara yang beretika dan dalam batas-batas yang boleh diterima oleh syarikat.

Mereka melakukan ini dengan mempersoalkan pengurus projek dan memberikan bantuan dan sokongan.

2. Lembaga Projek Memberi Arah

Seringkali keputusan yang diambil untuk sesuatu projek, dan sebahagian daripada mereka akan berada di luar pengurus projek. Apabila pengurus projek tidak dapat mengambil keputusan, dan ia adalah sesuatu yang perlu dibincangkan dengan lebih banyak pemegang kepentingan daripada hanya penaja, ia akan pergi ke Lembaga Projek.

Peranan mereka adalah untuk memastikan projek itu berjalan dengan menyediakan arahan yang sesuai untuk pasukan. Mereka menyumbang kepada penetapan visi pada permulaan projek dan memastikan projek itu berjalan lancar.

3. Lembaga Projek Membuat Keputusan

Lembaga Projek adalah badan pembuat keputusan. Peranan mereka adalah untuk membuat keputusan yang membuat projek berjalan ke hadapan dengan membuka kunci masalah dan membantu pengurus projek melihat laluan yang jelas untuk berjaya diselesaikan.

Pengurus projek akan memberikan cadangan kepada Lembaga Projek. Ini boleh merangkumi cadangan untuk menangani:

• Risiko, seperti pelan mitigasi untuk menangani cabaran yang berpotensi
• Isu
• Masalah bekalan, seperti tidak mempunyai ahli pasukan yang tepat tersedia
• Jadual kelewatan
• Overruns anggaran.

Lembaga Projek tidak semestinya perlu bertindak atas cadangan pengurus projek. Sebagai satu kumpulan, mereka boleh membuat cadangan lain untuk perjalanan ke hadapan, dan sering kali mereka lakukan. Ini kerana mereka mempunyai gambaran yang lebih besar, melihat persekitaran projek daripada pengurus projek, sehingga mereka dapat melihat laluan alternatif dan memilih yang terbaik pada masa itu.

4. Lembaga Projek Meluluskan Perbelanjaan

Akhirnya, Lembaga Projek meluluskan anggaran keseluruhan.

Setiap pesanan pembelian atau belanjawan biasanya dikendalikan oleh pengurus projek: anda tidak perlu pergi ke Lembaga Projek anda untuk mendapatkan setiap invois yang ditandatangani untuk pembayaran.

Walau bagaimanapun, pada tahap projek secara keseluruhan, Lembaga Projek mempunyai peranan untuk bermain dalam terlebih dahulu meluluskan bagaimana anda akan membelanjakan wang (rancangan bajet anda) dan kemudian memantau perbelanjaan yang sedang berjalan untuk memastikan projek berjalan lancar.

Anda juga perlu menarik pada Lembaga Projek apabila kelihatan seperti anda perlu membelanjakan dana kontingensi atau rizab pengurusan. Mereka boleh memberi kuasa kelebihan dan membantu pasukan projek mengakses dana tambahan di mana ini boleh dibenarkan.

Secara keseluruhannya, Lembaga Projek menyediakan fungsi tadbir urus dan fungsi penting untuk pasukan projek. Arah dan nasihat mereka membantu pengurus projek membimbing projek itu ke arah yang betul, dan mereka diletakkan dengan sempurna untuk melangkah masuk dan membantu jika ada sesuatu yang salah.