Cara Mencipta Sistem Pengurusan Dokumen

Pengurusan Dokumen adalah proses pengendalian dokumen sedemikian rupa sehingga maklumat dapat dibuat, dikongsi, disusun dan disimpan dengan efisien dan sesuai. Oleh itu, mempelajari cara membuat sistem pengurusan dokumen adalah penting untuk perniagaan.

Bagi kebanyakan perniagaan, tumpuan pengurusan dokumen adalah pada organisasi dan penyimpanan dokumen. Mereka mahu dapat menyimpan dokumen dengan cara yang teratur dan selamat yang membolehkan dokumen mudah dijumpai.

Artikel ini akan menunjukkan kepada anda cara membuat sistem pengurusan dokumen yang tepat.

Jika anda menaip "pengurusan dokumen" ke dalam mana-mana enjin carian, anda akan mendapat senarai panjang "penyelesaian" pengurusan dokumen, banyak memaparkan perisian atau aplikasi yang mengiklankan kelebihan memiliki pejabat tanpa kertas.

Perisian atau aplikasi pengurusan dokumen, bagaimanapun, direka untuk meningkatkan pengendalian perniagaan anda bagi fail elektronik. Masalahnya adalah bahawa banyak perniagaan kecil harus berurusan dengan campuran data lama di atas kertas dan fail elektronik - dan dalam beberapa kes, perkadaran data kertas jauh lebih besar.

Satu penyelesaian kepada masalah mempunyai persekitaran data bercampur adalah dengan menggunakan sistem pengimejan dokumen untuk menukarkan semua dokumen perniagaan anda ke bentuk elektronik. Tetapi ini terlalu mahal dan memakan masa untuk banyak perniagaan kecil.

Berita baiknya ialah anda boleh meletakkan asas-asas sistem pengurusan dokumen di tempat tanpa membeli perisian khas atau melalui pengimejan dokumen borong.

Sistem tidak perlu kompleks; anda hanya perlu meluangkan sedikit masa dalam merancang dan melaksanakannya.

Cara Mencipta Sistem Pengurusan Dokumen

Menyediakan sistem pengurusan dokumen melibatkan tiga langkah;

• mencipta pelan pengurusan dokumen,
• melaksanakan pelan pengurusan dokumen,
• dan seterusnya.

Langkah pertama, mencipta pelan, melibatkan menjawab empat soalan ini:

1. Apakah peraturan untuk membuat dokumen?

Invois, surat peringatan pembayaran, risalah jualan, e-mel, helaian kira-kira, spreadsheet, laporan - Semua perniagaan membuat pelbagai dokumen semasa melakukan dan menjejaki perniagaan. Dan untuk memastikan perkara teratur, semua perniagaan perlu menetapkan peraturan mengenai membuat dokumen.

Sebagai contoh, terdapat templat dalaman untuk beberapa dokumen perniagaan standard anda, seperti surat dan invois, dan di mana mereka berada?

Adakah terdapat panduan gaya dalaman yang perlu diikuti?

Sekiranya dokumen baru bertarikh dan / atau dicap waktu?

Prosedur apa yang harus diikuti untuk berkongsi atau mengkaji dokumen?

Bagi sesetengah perniagaan kecil, satu-satunya perkara mengenai penciptaan dokumen yang penting adalah di mana template untuk pelbagai dokumen perniagaan terletak dan bagaimana untuk menggunakannya.Tetapi jika penciptaan dokumen dalam perniagaan anda melibatkan orang yang berlainan, mengkaji atau mengemas kini dokumen, anda perlu meluangkan masa untuk menentukan bagaimana perkara-perkara ini perlu dilakukan untuk memastikan kecekapan dan konsistensi.

2. Bagaimana kita menyimpan dokumen?

Terdapat dua aspek untuk soalan ini.

Yang pertama melibatkan aspek fizikal penyimpanan. Walaupun perniagaan kecil anda menyimpan dokumen dalam kabinet pemfailan, ada biaya yang berkaitan dengan penyimpanan; bukan hanya kos kabinet pemfailan sendiri, tetapi kos masa apabila anda dan / atau pekerja anda memfailkan dokumen atau pergi untuk mengambilnya. Malah, kos terbesar yang berkaitan dengan storan, untuk kebanyakan perniagaan kecil, mungkin kos masa sia-sia ketika orang mencari dokumen.

Aspek kedua menyimpan dokumen adalah organisasi; bagaimana dokumen akan difailkan? Kunci untuk memfailkan dokumen adalah mengikuti amalan pengurusan fail yang baik. Jill Chongva menerangkan cara membuat sistem pemfailan untuk pemfailan cepat dan cekap dalam Menguasai Sistem Pengisian Anda manakala 10 Tips Pengurusan Fail menerangkan cara menyimpan fail-fail pada sistem komputer anda yang teratur dan terkini.

Anda juga perlu tahu bagaimana anda akan mengarkibkan dokumen. Bagaimanakah anda akan mengendalikan fail yang lapuk atau hanya dapat dipindahkan ke pembakar belakang dalam sistem pengurusan dokumen anda?

Pada permulaan setiap tahun, misalnya, saya melangkaui pelbagai fail yang berkaitan dengan pekerjaan di komputer saya, meraba-raba yang tidak lagi semasa, dan membuat folder baharu yang dilabelkan oleh tahun dan / atau subjek, memindahkan fail sebagai diperlukan.

Perkara yang sama boleh dilakukan dengan fail kertas; ia tidak sukar untuk mengalih keluar dokumen lama (er) dari folder fail dan label dan buat yang baru dengan "Lama" dalam tajuk. Sesetengah perisian menawarkan pilihan pengarkiban secara automatik. Sebagai contoh, Microsoft Outlook membolehkan anda mengarkibkan e-mel lama.

3. Bagaimanakah boleh mendapatkan semula dokumen?

Persoalan ini adalah jantung sistem pengurusan dokumen anda. Dalam kaji selidik yang dijalankan oleh Leger Marketing untuk Xerox Canada, pemilik SMB Kanada dan pengurus rata-rata berkata ia berharga $ 2, 152 setahun untuk mengurus dan menyimpan dokumen dan kira-kira satu jam sehari untuk mencari dokumen-dokumen ini (globeandmail.com).

Sekali lagi, amalan pemfailan yang baik boleh pergi jauh untuk menyelesaikan masalah ini. Melayari artikel Pengurusan Data di laman web ini akan membuat anda bermula. Sekiranya anda melakukan perkara-perkara seperti secara konsisten ikuti konvensyen penamaan fail yang digariskan dalam 10 Cara Simpan Fail Digital Anda Diurus, sebagai contoh, dokumen akan lebih mudah dicari.

Dan sama ada anda pemilik tunggal yang bekerja solo atau pemilik perniagaan dengan pekerja, saya mencadangkan membuat Senarai Lokasi Fail , yang akan mengingatkan pengguna di mana jenis fail tertentu - dan di mana untuk mencari dokumen tertentu. Sekiranya perniagaan anda seperti kebanyakan, ingatlah untuk memasukkan sama ada atau tidak file itu berada pada sistem komputer anda, pelayan dalam rumah, di awan, atau jika dalam bentuk kertas difailkan di lokasi fizikal seperti kabinet pemfailan.Misalnya, andaikan menggunakan gambar, video atau foto kertas dalam perniagaan saya. Kemasukan dalam Senarai Lokasi Fail anda mungkin:

Imej / video digital: komputer (atau pelayan) - pemacu E: / foto - fail dalam folder subjek yang sesuai
Kertas foto: kabinet fail 3 - Foto - alpha mengikut subjek

Rangkaian atau pemacu awan yang dikongsi hendaklah dilabelkan mengikut kandungan yang sepatutnya memfailkan laci kabinet.

4. Bagaimanakah kita boleh membuat / memastikan dokumen kita selamat?

Garis pertahanan pertama untuk keselamatan dokumen secara fizikal mendapatkan premis perniagaan itu sendiri. Semua perniagaan perlu mempunyai sistem keselamatan, seperti sistem penggera, dipasang - bahkan perniagaan berasaskan rumah.

Perniagaan juga mungkin perlu atau ingin melabur dalam peranti keselamatan lain, seperti bar / gril tingkap, kamera keselamatan dan / atau perkhidmatan rondaan. Anda boleh menghabiskan sepanjang masa yang anda ingin cipta kata laluan dan menyulitkan fail dalam usaha untuk melindungi fail elektronik anda, tetapi tidak masalah jika seseorang hanya dapat mengembara dan mencuri komputer anda dan mengiringi cakera keras.

Semua kabinet pemfailan perlu dikunci dan disimpan dikunci selepas waktu perniagaan (dan dikunci pada waktu makan tengahari jika tiada siapa yang boleh dipercayai berada dekat).

Prosedur keselamatan umum untuk dokumen elektronik melibatkan sandaran dokumen secara berkala dan menyimpan dokumen di tempat lain selain pemacu keras yang sama di mana dokumen asal berada. Off-site adalah yang terbaik untuk menjaga agar data perniagaan anda dihapuskan oleh bencana alam - namun satu lagi sebab mengapa awan sesuai untuk perniagaan. Untuk maklumat lanjut tentang cara membuat dan menggunakan sistem sandaran yang berkesan, lihat Bagaimana Menyediakan Sistem Cadangan yang Berjaya.

Perniagaan kecil dengan rakan sekerja atau pekerja yang berkongsi rangkaian komputer yang sama mungkin juga ingin menyekat akses pengguna supaya mereka hanya boleh menggunakan atau melihat beberapa sumber rangkaian. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai direktori rangkaian atau direktori saham bernama "Perakaunan" yang mempunyai akses terhad kepada pengurusan sahaja Walaupun pengguna dibenarkan mengakses sumber, seperti aplikasi, dokumen tertentu boleh dilindungi kata laluan. Kandungan dokumen juga boleh disulitkan, menjadikannya hanya boleh diakses oleh mereka yang mempunyai kunci penyulitan yang diperlukan.

Kecurian pekerja adalah satu lagi ancaman kepada keselamatan data. Perniagaan kecil dengan pekerja sepatutnya membuat pemeriksaan hak résumé dan mendapatkan pemeriksaan latar belakang pekerja mengenai dasar.

Melaksanakan Sistem Pengurusan Dokumen Anda

Setelah membuat rancangan pengurusan dokumen Anda dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, Anda sudah bersedia untuk melaksanakannya, memastikan semua staf Anda mengetahui rincian sistem pengurusan dokumen bisnis Anda dan mengikut prosedur yang sesuai semasa membuat, menyimpan dan mengambil semula dokumen.

Anda juga perlu memastikan bahawa semua orang yang mengakses dan menggunakan dokumen dalam organisasi anda mengikuti, melakukan perkara-perkara seperti menamakan dan menyimpan dokumen dengan sewajarnya. Semak secara teratur untuk menguji sama ada fail tertentu boleh dengan mudah dijumpai dan untuk menjaga terhadap kesalahan penyalahgunaan.

Anda boleh menyediakan sistem pengurusan dokumen dalam sehari tetapi melaksanakan secara konsisten dari masa ke masa akan menjadi kunci kejayaannya. Ganjaran yang besar - dapat mencari apa yang anda ingin cari apabila anda menginginkannya dan ketenangan pikiran.