Panduan Perniagaan Kecil untuk Kawalan Inventori

Sebelum perniagaan kecil dapat membuat janji untuk membekalkan pelanggannya, ia perlu mendapat jaminan bahwa ia memiliki apa yang diperintahkan oleh pelanggannya. Bagi perniagaan kecil untuk mengawal inventori dengan cara ini, ia perlu mempunyai proses untuk mengira, mengesahkan dan mengaudit semua item dalam inventorinya.

Matlamat sistem kawalan inventori mestilah mempunyai ketepatan 100%. Ini bermakna anda bukan sahaja tahu apa yang anda ada tetapi berapa banyak yang ada untuk kapal.

Bagaimana saya tahu jika saya mempunyai masalah kawalan inventori?

Terdapat beberapa kaedah yang boleh anda gunakan untuk menguji tekanan proses kawalan inventori anda. Satu kaedah adalah untuk menjalani semakan penghantaran baru-baru ini yang tidak dijawab kepada pelanggan anda. Adakah salah satu penghantaran yang hilang ini kerana kurangnya pemahaman tentang apa yang ada di tangan dan tersedia untuk kapal?

Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai 100 setiap Bahagian A dan seorang pelanggan meminta 100 setiap satu. Tetapi mereka tidak memerlukan anda untuk menghantarnya sehingga minggu depan, sehingga 100 setiap Bahagian A duduk di gudang anda. Keesokan harinya, pelanggan lain memanggil dan meminta 100 setiap Bahagian A. Anda berada jauh dari pejabat, menjaga empat puluh juta perkara lain yang pemilik perniagaan kecil perlu menjaga, jadi seorang pekerja anda yang lain mengambil panggilan . Bahawa satu pekerja lain memeriksa dan melihat 100 setiap Bahagian A yang duduk di sana dan menghantarnya kepada pelanggan kedua. Minggu berikutnya, anda perlu menghantar 100 setiap Bahagian A kepada pelanggan pertama, dan tidak ada di sana.

Perniagaan kecil anda mungkin mempunyai masalah kawalan inventori. Penting untuk mengetahui bukan sahaja perniagaan kecil anda di tangan, tetapi apa yang anda ada yang tersedia untuk kapal. Dalam kes di atas, manakala pekerja anda melihat bahawa anda mempunyai 100 setiap Bahagian A untuk menghantar, tidak ada proses untuk membiarkan dia tahu bahawa 100 setiap satu telah diperuntukkan kepada pelanggan lain.

Audit lantai-ke-lembaran

Kaedah lain yang anda boleh gunakan untuk menguji tekanan kawalan inventori anda ialah melakukan audit lantai-ke-lembaran. Ini bermakna anda berjalan keluar ke lantai gudang anda (atau bilik stok, atau almari dewan, atau garaj - di mana sahaja perniagaan kecil anda menyimpan inventori) dan anda memilih segelintir item untuk dikira.

Kami akan membincangkan berapa banyak item untuk dikira kemudian, tetapi apabila anda selesai, anda akan mengambil nombor kiraan tersebut ke sistem anda yang menjejaki inventori. Ini mungkin WMS (sistem pengurusan gudang), ERP / MRP (perancangan sumber perancangan sumber / keperluan bahan), spreadsheet Excel, buku lejar atau, mungkin, timbunan Post-Its. Jika anda tidak mempunyai sistem yang menjejaki inventori anda - walaupun ia hanya timbunan Post-Its - anda mempunyai isu kawalan inventori.

Dalam audit lantai-ke-lembaran, anda kemudian bandingkan perkiraan fizikal yang anda buat kepada sistem kawalan inventori anda yang anda fikirkan. Sekali lagi, matlamat anda harus ketepatan 100%. Sekiranya nombor kiraan fizikal anda tidak sesuai dengan apa yang anda fikirkan sistem kawalan inventori, adakah anda tahu mengapa? Dan bolehkah anda melaksanakan tindakan balas untuk mencegahnya daripada berlaku lagi?

Beberapa sebab yang paling popular yang tidak dijajarkan termasuk:

• Anda menerima penghantaran dari pembekal anda, tetapi anda tidak mengira bahagian dalam kotak. Senarai pembungkusan tidak boleh dikira sebagai 100% tepat. Buka kotak dan hitung kandungannya. Jika pembekal anda mengatakan bahawa mereka menghantar anda 1, 000 bahagian dan mereka hanya menghantar anda 990 bahagian, dan anda tidak menangkap kesilapan - anda bukan sahaja mempunyai masalah kawalan inventori, tetapi anda mungkin berakhir dengan penghantaran pendek pelanggan anda sendiri.
• Anda menghantar bahagian kepada pelanggan tetapi tidak menurunkan inventori anda dengan betul. Atau sama sekali. Pastikan anda memotong penghantaran keluar anda dari jumlah inventori anda secara real-time.
• Isu kualiti memaksa anda mengeluarkan sebahagian daripada inventori anda dari timbunan inventori anda yang boleh digunakan. Walau bagaimanapun, sistem kawalan inventori anda tidak mempunyai cara untuk membezakan antara penggunaan dan tidak boleh digunakan, jadi sistem anda mengatakan bahawa anda mempunyai lebih daripada yang anda boleh gunakan. Mempunyai keupayaan untuk membezakan antara inventori yang boleh digunakan dan tidak boleh digunakan bukan sahaja merupakan ciri penting yang membolehkan anda menjejaki bahagian dengan isu-isu kualiti, tetapi ia juga boleh menjadi mekanisme untuk memperuntukkan inventori kepada pelanggan sambil mengekalkan bahagian-bahagian dalam stok.
• Adakah produk anda berharga dan mudah berjalan kaki? Sebuah syarikat yang menjual anvils mungkin kurang daripada isu kejatuhan daripada syarikat yang menjual syiling emas. Pastikan pelan kawalan inventori anda termasuk cara mengekalkan keselamatan produk anda. Dan laksanakan program kiraan kitaran yang membantu anda menjejaki inventori anda.

Apa Tepatnya Program Penghitungan Kitaran?

Program kiraan kitaran adalah apa yang berlaku semasa tuduhan lantai-ke-lembaran. Program kiraan kitaran ialah proses yang anda kerap mengira peratusan bahagian anda supaya, lebih setahun, anda telah mengira mereka semua (atau sekurang-kurangnya semua bahagian anda yang paling berharga).

Anda boleh menggunakan program kiraan kitaran bersamaan dengan inventori fizikal tahunan, yang biasanya membantu mengurangkan variasi inventori fizikal tersebut. Sesetengah syarikat menggunakan perkiraan kitar bukan inventori fizikal tahunan, tetapi saya tidak mengesyorkannya.

Untuk menentukan parameter program kiraan kitaran anda, anda perlu menentukan:

• Berapa banyak jumlah bahagian yang perlu anda hitung?
• Adakah anda akan mengira mereka selama setahun? Jika tidak, bagaimana anda akan menentukan titik potong? Biasanya, syarikat mengikuti aturan 80-20, i. e. 80% daripada nilai inventori anda berasal dari 20% bahagian anda - jadi fokus pada mengira bahawa 20%.
• Berapa kerap anda akan dikira?
• Siapakah yang akan melakukan penghitungan itu?Sekiranya syarikat anda cukup besar, kaunter kitaran harus menjadi orang yang prestasi kerja terikat dengan ketepatan inventori. Ini membantu mengambil sebarang kemungkinan konflik kepentingan dalam proses kiraan kitaran. Kiraan kitaran ialah audit - bukan alat penilaian prestasi kerja.
• Bagaimana perhitungan akan dijalankan? Proses lantai-ke-lembaran adalah kaedah pilihan. Kaunter kitaran perlu diberi senarai nombor bahagian dan lokasi. Kaunter kemudian pergi ke lantai dan mengira mereka. Dia tidak sepatutnya mempunyai idea tentang berapa ramai yang akan berada di sana. Kaedah lain ialah kiraan jumlah lantai. Ini adalah sebaliknya kaedah lantai-ke-lembaran. Kaedah selembar ke lantai bermula apabila anda menyerahkan kaunter anda senarai bahagian dan jumlahnya yang sesuai mengikut sistem penjejakan inventori anda. Kaunter kemudian mengaudit jumlah fizikal di rak berbanding dengan kiraan sistem.

Dengan memahami faktor proses kiraan kitaran di atas, anda boleh membina program kiraan kitaran anda. Sebagai contoh, jika anda mempunyai 500 nombor bahagian untuk dikira dan anda boleh mengira sekali setiap minggu, maka anda boleh mengira 10 bahagian seminggu (atau hanya dua hari). Menjelang akhir tahun 50-minggu, anda akan mengira semua 500 nombor bahagian. Ingatlah untuk mengira nombor bahagian yang berlainan dengan setiap kiraan, untuk mengelakkan daripada menghitung satu nombor bahagian dan mengira yang lain.

Semasa proses ini, penting untuk mengetahui apabila inventori anda hilang. Itulah sebabnya kaunter kitaran tidak boleh menjadi penyelia gudang atau kerani inventori kawalan. Ia adalah sifat manusia untuk pekerja-pekerja tersebut untuk meletakkan pembetulan ke tempat tanpa meningkatkan isu asas kepada pengurusan. Sebagai pemilik atau pengurus perniagaan kecil, anda perlu tahu apabila proses kawalan inventori yang mendasari tidak berfungsi, sehingga anda dapat melaksanakan tindakan penanggulangan untuk mencegah masalah hilir.

Memecahkan Masalah Kawalan Inventori

Program kiraan kitaran, digabungkan dengan inventori fizikal tahunan, dapat membantu menyelesaikan masalah kawalan inventori. Program kiraan kitaran membantu mengenal pasti kekurangan dalam kawalan inventori, tetapi terpulang kepada anda untuk membuat perubahan untuk membetulkan isu-isu yang diketepikan oleh program kiraan kitaran anda.