Rahsia Penulisan Perniagaan yang Baik

Pada pandangan pertama matematik dan komunikasi persuasif - penulisan perniagaan dan terutama bercakap awam - nampaknya tidak mempunyai persamaan. Lagipun, matematik adalah sains objektif, manakala bercakap melibatkan kualiti suara, infleksi, hubungan mata, keperibadian, bahasa tubuh, dan komponen subjektif lain.

Walau bagaimanapun, di bawah permukaan, mereka sangat serupa.

Di atas apa-apa lagi, kejayaan persembahan lisan bergantung kepada ketepatan strukturnya.

Matematik adalah mengenai ketepatan. Oleh itu, tidak begitu ganjil untuk berfikir bahawa menerapkan beberapa konsep matematik kepada persembahan lisan dapat menjadikannya jauh lebih berkesan.

Seperti yang mereka katakan dalam industri filem, tiga faktor utama membuat filem yang berjaya: skrip, skrip, dan skrip. Begitu juga, tiga faktor penting untuk membuat ucapan yang berjaya: struktur, struktur, dan struktur.

Tidak yakin? Kemudian mari kita mulakan dengan sesuatu yang kurang radikal. Saya fikir kita semua boleh bersetuju bahawa pembicaraan yang baik berkaitan dengan penulisan yang baik. Sekiranya anda boleh menulis teks yang baik, maka anda sedang dalam perjalanan untuk menyediakan persembahan lisan yang baik. Oleh itu, jika anda meningkatkan penulisan anda, anda juga akan meningkatkan pembicaraan anda.

Untuk mempermudah hal-hal, mulai sekarang kita akan bercakap terutamanya mengenai penulisan yang baik kerana dalam kebanyakan kes, idea yang sama berlaku secara terus kepada pembicaraan yang baik.

Untuk menulis perniagaan yang baik, tahu apa yang anda lakukan

Banyak syarikat komersial tidak memenuhi potensi mereka - dan kadang-kadang bahkan bankrap - kerana mereka gagal untuk menentukan dengan tepat perniagaan mereka .

Syarikat-syarikat minyak wangi, misalnya, tidak menjual cecair wangi, tetapi cinta, roman, sedap, harga diri, dan sebagainya. Syarikat-syarikat makanan bio tidak menjual hasil organik, sebaliknya kejujuran, Pengeluar kereta tidak menjual pengangkutan, melainkan kebebasan, pengembaraan, spontan, prestij, dll.

Faktanya, setiap industri, bahkan setiap produk individu, mungkin perlu menentukan apa yang benar-benar semua tentang - dan ada ribuan mereka!

Penulis beruntung. Terdapat banyak variasi kepada apa yang kita lakukan, tetapi hanya ada dua jenis tulisan asas. Adalah penting untuk mengenali ini kerana bukan sahaja mereka agak berbeza, dalam beberapa aspek, mereka betul-betul bertentangan. Oleh itu, kecuali kami dengan jelas mengenali jenis tulisan yang kami lakukan - dan bagaimana ia berbeza dari yang lain - kami hampir pasti akan melakukan kesalahan serius.

Apakah kedua-dua jenis ini? Dan bagaimanakah perbezaannya?

Penulisan Kreatif

• Teks seperti cerita pendek, novel, puisi, drama, drama, skrip televisyen, skrip filem, dll.
• Tujuan asas penulisan kreatif adalah menghiburkan dan menghiburkan.

Penulisan Expository

• Teks seperti memo, laporan, cadangan, manual latihan, surat berita, kertas penyelidikan, surat jualan dll.
• Tujuan asas penulisan expository adalah untuk menginstruksikan dan memaklumkan.

Penulisan perniagaan yang baik memerlukan sikap yang benar

Oleh kerana objektif penulisan kreatif dan ekspositori sangat berbeza, sebelum menarik kunci, anda harus mengamalkan sikap yang sesuai terhadap jenis tulisan yang anda lakukan.

Sikap menulis kreatif

Semua orang ingin membaca mahu apa yang akan anda tulis.

Lagipun, siapa yang tidak mahu gemar dan dilayan?

Sikap menulis pendokumentasian

Tak seorang pun ingin membaca apa yang akan kamu tulis.

Kebanyakan orang tidak suka diperintahkan dan dimaklumkan. Mereka mungkin lebih suka melakukan sesuatu yang lain.

Kepentingan mengiktiraf dan mengadopsi "sikap menulis ekspositori" tidak boleh dinyatakan dengan lebih terperinci kerana ia secara dramatik boleh mengubah sifat yang anda tulis. Berikut adalah beberapa contoh.

A. Brosur imej korporat

Saya pernah ditugaskan menulis risalah imej korporat. Dua perkara yang pasti mengenai buku-buku kecil ini yang mahal dan berkilat:

• Hampir semua syarikat dari mana-mana saiz merasa dipaksa untuk menghasilkannya.
• Tidak ada yang pernah membaca mereka.

Bermula daripada sikap yang tidak mahu membaca apa yang hendak saya tulis, saya mencipta risalah yang tidak hanya dibaca oleh orang ramai.

Mereka sebenarnya memanggil syarikat itu untuk meminta salinan tambahan untuk diberikan kepada rakan-rakan, pelanggan, dan rakan-rakan profesional!

B. Produk stagnasi

Pada kesempatan yang lain, saya telah ditugaskan untuk membangunkan kempen pemasaran untuk merevitalisasi produk dengan jualan yang tidak stabil. Dengan menggunakan sikap menulis ekspositori, saya mendapati tiga manfaat utama produk tidak dimanfaatkan dengan betul.

Kenapa? Pengilang merasakan bahawa segala-galanya tentang produk mereka adalah penting, jadi selama bertahun-tahun mereka telah secara sistematik menguburkan ketiga-tiga faedah utama di bawah maklumat lain yang kurang menarik kepada bakal pembeli. Kempen baru ini memberi tumpuan kepada faedah utama; hampir semua maklumat lain telah dipindahkan ke latar belakang atau dihapuskan. Akibatnya, jualan mencecah kira-kira 40% pada tahun pertama.

Dengan beberapa nuansa, sikap penulisan pendedahan yang sama ini boleh - dan harus - digunakan untuk bercakap, juga. Pendekatan penting kepada penulisan ekspositori

Oleh kerana penulisan kreatif dan penulisan ekspositori mempunyai objektif dan sikap yang berbeza, mereka memerlukan pendekatan yang berbeza.

Pendekatan tulis kreatif

Main dengan bahasa untuk menjana keseronokan.

Dengan kata lain, gunakan penguasaan bahasa anda untuk menghiburkan dan menghiburkan.

Pendekatan penulisan pendedahan

Mengatur maklumat untuk menghasilkan minat.

Penggunaan bahasa pandai tidak akan membuat apa-apa maklumat yang menarik; Walau bagaimanapun, anda boleh menyusun maklumat untuk menjadikannya menarik. Lupakan tentang piroteknik sastera. Berkonsentrasi pada kandungan.

Sekarang kita akan meninggalkan penulisan kreatif, kerana kebanyakan daripada apa yang kita tulis, dan katakan, adalah ekspositori.

Apa yang kita maksudkan dengan "penulisan yang baik"?

Kami kini bersedia untuk kembali kepada tanggapan tentang bagaimana matematik terpakai untuk menulis perniagaan yang baik, dan dengan lanjutan kepada pembicaraan yang baik.

Apabila seseorang membaca teks ekspresori atau mendengar ucapan ungkapan, mereka mungkin menghakimi ia sebagai baik atau tidak baik. Anda mungkin melakukan ini sendiri. Tetapi apa yang sebenarnya anda maksudkan apabila anda mengatakan teks atau ucapan adalah "baik"?

Selepas bergelut, kebanyakan orang biasanya akan menyelesaikan dua kriteria:

jelas dan ringkas . Matematik bergantung kepada definisi yang tidak jelas; jika anda tidak jelas tentang masalah itu, anda tidak mungkin mencari penyelesaiannya. Oleh itu, kita akan mengkaji kriteria ini secara terperinci untuk menubuhkan definisi objektif - dan juga rumusan kuasi matematik - untuk menguji sama ada teks atau pembentangan benar-benar "baik".

A. Kejelasan

Bagaimana anda tahu bahawa satu penulisan perniagaan jelas?

Jika ini seperti soalan yang konyol, cuba jawabnya. Anda mungkin akan melakukan sesuatu seperti ini:

Soalan: Apa yang menjadikan teks ini jelas?

Jawapan: Mudah difahami.
Soalan: Apa yang menjadikannya mudah difahami?
Jawapan: Ia mudah.
Soalan: Apa maksud anda dengan mudah?
Jawapan: Sudah jelas.
Anda, sebenarnya, akan berjalan dalam lingkaran. Teksnya jelas kerana mudah difahami … kerana itu mudah … kerana jelas.

"Clear", "mudah difahami", dan "mudah" adalah sinonim. Walaupun sinonim mungkin mempunyai nuansa, mereka tidak mempunyai kandungan, jadi anda masih tersisa dengan penghargaan subjektif anda sendiri. Tetapi apa yang anda fikir jelas mungkin tidak jelas kepada orang lain.

Inilah sebabnya mengapa kita memberi "jelas" definisi objektif, hampir seperti formula matematik. Untuk mencapai kejelasan - i. e. hampir semua orang akan bersetuju bahawa ia adalah jelas - anda mesti melakukan tiga perkara.

Tekankan apa yang penting.

1. De-menekankan apa yang penting sekunder.
2. Hilangkan apa yang tidak penting.
3. Singkatnya:

CL = EDE Seperti semua formula matematik, yang satu ini hanya berfungsi jika anda tahu cara menerapkannya, yang memerlukan penghakiman.

Dalam kes ini, anda mesti terlebih dahulu membuat keputusan tentang kepentingan utama

, i. e. apakah idea utama yang anda mahu pembaca anda ambil dari teks anda? Ini tidak selalu mudah dilakukan. Lebih mudah untuk mengatakan bahawa segala-galanya penting, jadi anda memasukkan semua yang anda ada.

Tetapi terdapat kamus yang memberi amaran: Jika semuanya penting, maka tidak ada apa-apa. Dalam erti kata lain, melainkan jika anda terlebih dahulu melakukan kerja menentukan apa yang anda mahukan pembaca anda tahu, mereka tidak akan melakukannya untuk anda. Mereka akan tersesat dalam teks anda dan sama ada berputus asa atau keluar yang lain tidak mengetahui apa yang mereka baca.

Bagaimana pula dengan elemen kedua formula, de-menekankan apa yang penting

sekunder?

Itu kedengarannya cukup mudah.Anda tidak mahu maklumat dan idea penting hilang dalam butiran. Jika anda menekankan dengan jelas apa yang penting - melalui tajuk utama, Italics, menggariskan, atau hanya bagaimana anda menyusun maklumat - maka apa yang ditinggalkan secara automatik ditekankan.

Sekarang satu-satunya perkara yang perlu dilakukan adalah menghapuskan apa yang

tidak penting. Tetapi bagaimana anda membezakan antara kepentingan kedua dan apa yang tidak penting? Sekali lagi, ini memerlukan pertimbangan, yang dibantu oleh ujian yang sangat penting berikut.

Kepentingan kedua

adalah apa-apa yang menyokong dan / atau menghuraikan satu atau lebih idea utama. Jika anda menilai bahawa sekeping maklumat, sebenarnya, menyokong atau menghuraikan satu atau lebih idea utama, maka anda menyimpannya. Jika tidak, anda akan menghapuskannya. B. Kesimpulan

Bagaimana anda tahu bahawa teks adalah ringkas?

Jika ini sekali lagi terdengar seperti soalan bodoh, mari kita cuba menjawabnya.

Soalan: Apa yang menjadikan teks ini ringkas?

Jawapan: Ia adalah pendek.
Soalan: Apa yang anda maksudkan dengan pendek?
Jawapan: Ia tidak mempunyai terlalu banyak perkataan.
Soalan: Bagaimana anda tahu ia tidak mempunyai banyak perkataan?
Jawapan: Kerana ia adalah ringkas.
Jadi sekali lagi kita akan berjalan dalam lingkaran. Teks itu adalah ringkas kerana ia pendek … kerana ia tidak mempunyai terlalu banyak kata … kerana ia adalah ringkas.

Sekali lagi, kami mempunyai hampir formula matematik untuk menyelesaikan masalah ini. Untuk mencapai kesempurnaan, penulisan perniagaan anda harus memenuhi dua kriteria. Ia mestilah seperti:

Panjang yang diperlukan

1. Senyap yang mungkin
2. Dalam simbol:

CO = LS Jika anda telah memenuhi kriteria "kejelasan" dengan betul, sebagai keperluan". Ini bermakna merangkumi semua idea penting yang anda telah kenal pasti, dan semua idea penting sekunder diperlukan untuk menyokong dan / atau menghuraikan idea-idea utama ini.

Perhatikan bahawa tiada apa yang dikatakan di sini tentang bilangan kata, kerana tidak relevan. Sekiranya 500 kata diperlukan untuk "selagi diperlukan", maka 500 perkataan harus digunakan. Sekiranya memerlukan 1500 perkataan, maka ini juga betul.

Perkara yang penting ialah segala yang perlu ada dalam teks itu sepenuhnya di sana. Maka apakah yang dimaksudkan dengan "sesingkat mungkin"?

Sekali lagi, ini tidak ada kena mengena dengan bilangan kata-kata. Tidak berguna untuk mengatakan pada mulanya, "Saya tidak boleh menulis lebih daripada 300 perkataan mengenai subjek ini", kerana 500 kata mungkin minimum yang diperlukan.

"Sebaik mungkin" bermaksud tinggal sedekat mungkin dengan minimum. Tetapi bukan kerana orang lebih suka teks pendek; dalam abstrak, istilah "panjang" dan "pendek" tidak mempunyai makna.

Perkara penting ialah semua kata di luar minima cenderung untuk mengurangkan kejelasan. Kita tidak sepatutnya tegar tentang perkara ini. Sekiranya "selagi diperlukan" boleh dilakukan dalam 500 perkataan dan anda menggunakan 520, ini mungkin merupakan persoalan gaya individu. Ia tidak membahayakan. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan 650 perkataan, hampir pasti teks itu tidak akan jelas sepenuhnya - dan pembaca akan keliru, bosan atau hilang.

Secara ringkasnya, kesimpulan bermakna mengatakan apa yang perlu dikatakan dalam jumlah minimum perkataan. Conciseness:

Aids clarity dengan memastikan penataan maklumat terbaik.

• Memegang minat pembaca dengan memberikan maklumat maksimum dalam masa yang minimum.
• Penulisan perniagaan yang baik juga kerap perlu memujuk pembaca.

C. Kepadatan

Kepadatan adalah konsep yang kurang akrab daripada kejelasan dan kesempurnaan tetapi sama pentingnya untuk penulisan perniagaan yang baik. Dalam bentuk matematik, ketumpatan terdiri daripada:

Maklumat yang tepat

1. Dihubungkan secara logik
2. Dengan kata lain:

D = PL Pentingnya maklumat yang tepat

Katakan anda memasuki bilik di mana terdapat dua orang lain dan berkata, "Hari ini sangat panas." Salah seorang daripada mereka datang dari Helsinki; dalam fikirannya, dia menafsirkan "panas" bermaksud kira-kira 23 ° C. Yang lain datang dari Khartoum; kepadanya, "panas" bermaksud 45 ° C.

Anda pergi ke permulaan yang agak buruk kerana setiap orang mempunyai idea yang sama sekali berbeza tentang apa yang anda ingin katakan. Tetapi jika anda berkata, "Ia sangat panas hari ini, suhu ialah 28 ° C" Sekarang tidak ada ruang untuk kekeliruan. Mereka berdua tahu dengan jelas bahawa ia adalah 28 ° C di luar dan anda menganggap ini sangat panas.

Menggunakan maklumat yang tepat sebanyak mungkin dalam menulis perniagaan memberikan penulis dua kelebihan yang signifikan:

1) Kawalan Minda

Jangan malu dengan istilah "kawalan minda", kerana ini adalah tepat apa ekspositori yang baik penulis ingin mencapai. Dia memerlukan pemikiran pembaca untuk pergi ke mana sahaja dia mengarahkannya dan di tempat lain.

Kerana mereka boleh ditafsirkan dalam cara yang tidak diketahui, istilah yang samar-samar (yang disebut "kata-kata weasel") seperti "panas", "sejuk", "besar", "kecil", "baik", "buruk" ., membolehkan minda pembaca melarikan diri dari kawalan penulis. Selang sesekali tidak kritikal; Walau bagaimanapun, terlalu banyak kata-kata kata dalam teks tidak dapat dielakkan membawa kebingungan pembaca, kebosanan, dan tidak tertarik.

2) Keyakinan Pembaca

Menggunakan maklumat yang tepat menghasilkan keyakinan, penting untuk menulis perniagaan kerana ia memberitahu pembaca bahawa penulis benar-benar tahu apa yang dia bicarakan.

Keyakinan pembaca adalah penting dalam apa-apa jenis teks, tetapi penting dalam argumentasi. Sekiranya anda cuba memenangi satu titik, perkara terakhir yang anda mahukan adalah pembaca untuk mencabar data anda, tetapi ini adalah penulisan pertama yang tidak tepat. Penulisan yang tepat memastikan bahawa perbincangan akan mengenai implikasi maklumat, i. e. apa kesimpulan yang perlu diambil, bukan sama ada segala-galanya perlu kembali untuk siasatan lanjut.

Kepentingan menghubungkan logik

Data yang tepat (fakta) sendiri tidak mencukupi dalam penulisan perniagaan. Untuk menjadi bermakna, data mesti diatur untuk membuat maklumat, i. e. bantu pembaca memahami.

Terdapat dua ujian penting untuk digunakan apabila menukar data menjadi maklumat:

1. Relevan

Adakah sekeping data tertentu sangat diperlukan? Seperti yang telah kita lihat, data yang tidak diperlukan merosakkan pemahaman dan akhirnya menjejaskan keyakinan.Oleh itu, apa-apa data yang tidak sama ada membantu memahami atau menggalakkan keyakinan harus dihapuskan.

2. Kesalahpahaman

Hubungan logik antara data mesti dibuat secara eksplisit untuk menghalang pembaca daripada membuat kesimpulan palsu. Sebagai contoh, keadaan tertentu mungkin dikelirukan untuk umum; kredit untuk pencapaian mungkin kelihatan hanya satu orang apabila ia benar-benar milik kumpulan; satu dasar syarikat mungkin terpakai hanya dalam keadaan yang sangat spesifik dan bukannya dalam semua keadaan, dsb.

Untuk memastikan bahawa pautan yang logik adalah jelas, letakkan dua keping data yang hampir sama antara satu sama lain dalam penulisan perniagaan anda, lebih baik bersebelahan antara satu sama lain.

Apabila data dipisahkan secara meluas, hubungan logiknya bertopeng dan pembaca tidak mungkin membuat sambungan.

Apa yang anda mahu? Apa yang anda mahu?

Saya sering bertanya kepada penulis yang tidak profesional apa yang mereka fikir apabila mereka duduk di papan kekunci untuk menyusun teks mereka. Jawapannya biasanya seperti, "Bagaimana saya hendak membentangkan bahan saya?" "Apa nada dan gaya yang patut saya gunakan?" "Dalam apa perintah saya harus meletakkan idea utama saya?" Dan sebagainya.

Walau bagaimanapun, jika anda memulakan dengan sikap yang betul untuk penulisan perniagaan, bahawa tiada siapa yang ingin membaca apa yang anda tulis, tugas pertama anda tidak ada. Di hadapan apa pun, anda mesti

mencari sebab-sebab mengapa orang perlu meluangkan masa untuk membaca apa yang anda tulis . Secara umum, anda tidak boleh memaksa orang untuk membaca apa yang mereka tidak mahu, walaupun mereka dibayar untuk berbuat demikian.

Sebagai contoh, anda menghasilkan laporan yang menentukan peluang untuk meningkatkan jualan dan keuntungan. Walau bagaimanapun, jika ia tidak ditulis dengan baik, walaupun orang yang mesti membacanya sebagai sebahagian daripada tugas mereka tidak mungkin memberikan perhatian sepenuhnya. Sebaliknya, jika mereka segera melihat kepentingan diri sendiri dalam membaca apa yang telah anda tulis, mereka akan berbuat demikian dengan senang hati dan dengan penuh perhatian. Malah, anda mungkin tidak dapat menghalangnya daripada membacanya!

Terdapat pelbagai cara untuk menghasilkan keinginan yang kuat untuk membaca, bergantung kepada jenis pembaca dan jenis maklumat. Apapun peranti yang paling sesuai, perkara penting ialah mengenali keperluan penting untuk menggunakannya. Sehingga keperluan ini dipenuhi, tiada apa pun yang penting.