Cara Menulis Permintaan untuk RFP dan RFQ

Sekarang bahawa anda telah menganalisis keperluan perniagaan anda dan menyelesaikan pencarian penjual anda, anda sudah bersedia untuk memulakan proses pemilihan vendor daging dan kentang. Permintaan untuk Cadangan (RFP) atau Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ) yang ditulis dengan baik adalah kunci untuk memilih vendor terbaik pada nilai terbaik untuk syarikat anda. Menulis RFP atau RFQ tidak sukar jika anda memahami objektif dan fungsi dokumen tersebut.

Memutuskan:

Permintaan untuk Cadangan atau Permintaan untuk Sebutharga Permintaan untuk Cadangan (RFP)

An
RFP digunakan untuk perkhidmatan atau produk yang kompleks di mana kualiti, perkhidmatan atau produk akhir kejuruteraan akan berbeza daripada setiap vendor yang bertindak balas.

Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ)

Satu
RFQ digunakan untuk komoditi, perkhidmatan mudah atau bahagian mudah / tidak rumit dengan sedikit atau tidak ada ruang untuk pembezaan produk atau perkhidmatan antara menjawab vendor. Mata rundingan boleh termasuk jadual penghantaran, pilihan pembungkusan, dan sebagainya. Objektif RFP atau RFQ

Mendapatkan cadangan terperinci untuk menilai setiap tindak balas vendor supaya kepentingan terbaik syarikat anda dipenuhi di semua bidang > Leverage persaingan proses pemilihan vendor untuk merundingkan kesepakatan yang terbaik

• Memastikan kepentingan semua pihak berkepentingan dalam syarikat anda akan dipenuhi dan konsensus mencapai
• Meletakkan syarikat anda mengendalikan keseluruhan proses pemilihan vendor dan tetapkan peraturan pemilihan di hadapan
• Mulai membina perkongsian di antara anda dan vendor terus dari awal

Seksyen Permintaan untuk Cadangan atau Permintaan untuk Sebutharga

• RFP atau RFQ harus mengandungi bahagian berikut. Perlu diingat, bahawa setiap dokumen akan berbeza bergantung kepada jenis syarikat dan produk yang anda cari.

Sediakan setiap bahagian untuk keperluan individu anda.

Butiran Penyerahan

Deadline, alamat surat syarikat anda, hubungi orang untuk pertanyaan dan penjelasan

1. 
   Pengenalan dan Ringkasan Eksekutif
   Tulis bahagian ini setelah semua dokumen selesai. Ini digunakan untuk memberi prospek vendor dengan gambaran ringkas mengenai syarikat anda dan keperluan untuk produk atau perkhidmatan anda.
2. 
   Gambaran Perniagaan & Latar Belakang
   Berikan gambaran ringkas mengenai perniagaan, produk dan sektor pasaran yang anda tawarkan. Ini akan membantu vendor bakal anda memahami apa keperluan perniagaan yang anda cuba isi dengan proses pemilihan vendor. Juga, berikan maklumat latar belakang yang penting yang akan memberi manfaat kepada vendor semasa bertindak balas.
3. 
   Spesifikasi Terperinci
   Ini sepatutnya menjadi bahagian terpanjang dalam dokumen itu.Untuk RFP, ia akan mengandungi langkah-langkah dan keperluan
4. kualitatif
   yang akan mendorong keputusan pemilihan vendor. Untuk RFQ, seksyen ini harus memberikan ukuran kuantitatif yang anda akan cari dalam tindak balas vendor. Kriteria contoh termasuk: Lukisan produk Toleransi kejuruteraan
   • Tahap perkhidmatan
   • Pencapaian
   • Deliverables & Timeline
   • Keperluan Teknikal atau Perniagaan
   • Andaian & Kekangan
   • Sebarang andaian dan / atau kekangan yang perlu diwaspadai oleh bakal penjual mestilah disenaraikan di sini. Kegagalan untuk terus menerus dan berhadapan dengan vendor akan membuka pintu untuk rundingan semula perjanjian itu pada masa akan datang dan menjalankan kemungkinan menangkis hubungan anda dengan penjual anda. Topik yang mungkin termasuk perbelanjaan perjalanan, kos peningkatan / pengubahsuaian, hak pelesenan, dll.
   • Terma dan Syarat

Sebarang terma dan syarat kontrak mesti disenaraikan agar vendor membuat respons yang adil dan jujur . Ini mungkin termasuk pilihan pembiayaan, panjang kontrak, pilihan pembaharuan, jaminan, penalti penghantaran, tahap perkhidmatan, dll.

1. 
   Kriteria Pemilihan
   Bahagian akhir harus menjadi gambaran keseluruhan kriteria pemilihan yang akan Anda gunakan untuk membuat keputusan anda. Sesetengah syarikat memilih untuk menyimpan maklumat ini secara rahsia; sementara syarikat lain percaya ini akan membantu prospek vendor memberi tumpuan kepada apa yang penting bagi syarikat anda.
2. Mengedarkan RFP / RFQ kepada Vendor Terpilih
   Akhirnya, tulis surat lamaran dan hantar dua salinan RFP atau RFQ anda kepada setiap vendor yang anda pilih dari proses carian anda. Pastikan maklumat hubungan yang sesuai dimasukkan untuk memberi bantuan kepada mana-mana penjual yang memerlukannya.
   Langkah seterusnya: Penilaian Cadangan dan Pemilihan Vendor