Pro dan Kekurangan 3 Struktur Organisasi Projek

Cara organisasi anda terstruktur mempengaruhi bagaimana anda mengurus dan menjalankan projek. Ia juga boleh mempengaruhi berapa kuasa dan menjangkau anda perlu melakukan tugas anda sebagai pengurus projek.

Terdapat tiga struktur organisasi yang biasa, dan pengurus projek berfungsi dalam semua: fungsi, projek dan matriks. Mari kita perhatikan kelebihan dan keburukan masing-masing, jadi anda tahu apa yang anda lakukan ketika anda menyertai struktur baru.

Struktur Organisasi Fungsian

Dalam struktur organisasi yang berfungsi, pengurus projek dan semua sumber bekerja di bahagian syarikat yang sama, seperti Jabatan Jualan dan Pemasaran. Secara amnya, pengurus fungsi akan mempunyai lebih banyak kuasa daripada pengurus projek.

Kelebihan:

Struktur berfungsi memberikan anda kuasa yang paling sedikit sebagai pengurus projek, tetapi terdapat banyak kelebihan lain:

• Ia berfungsi dengan baik untuk pasukan kecil dan projek kecil kerana fungsi ini mempunyai kawalan penuh ke atas ahli pasukan dan sumber lain yang diperlukan.
• Anda boleh dengan mudah mengakses pakar yang anda perlukan kerana mereka berada di kawasan fungsian yang sama.
• Semuanya cepat untuk mendapatkan semua orang untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan projek.
• Anda boleh menghadkan alat komunikasi projek yang perlu anda gunakan kerana pasukannya agak kecil dan mudah.
• Anda sering mendapat ahli pasukan bersemangat yang berminat untuk mengerjakan projek itu kerana ia memberikan mereka peluang kerjaya. Kerja projek boleh menjadi cara terbaik untuk memberi motivasi kepada pasukan anda.

• Jika anda menyerahkan projek itu kepada pasukan fungsional, ia akan menjadi pasukan fungsian yang anda kerjakan. Ini boleh menjadikannya lebih mudah untuk menutup projek.

Kerugian:

Walaupun struktur ini mempunyai banyak kelebihan, terdapat juga beberapa kelemahan:

• Kerja berlaku di silo, yang mungkin bermakna anda tidak mempunyai akses kepada orang di luar bahagian fungsian anda.
• Orang-orang di dalam pasukan projek mungkin lebih setia kepada jabatan atau pengurus pasukan mereka daripada kerja mereka pada projek itu, dan ini boleh mewujudkan konflik.
• Projek besar boleh berakhir dengan pengurus projek berfungsi dari setiap fungsi. Ia boleh menyebabkan kerja yang jatuh melalui retak jika semua pengurus projek tidak berfungsi dengan harmoni bersama.
• Kerja fungsian boleh diasingkan kerana anda tidak mempunyai peluang untuk rangkaian secara meluas dalam syarikat. Adalah sukar untuk mengekalkan tumpuan strategik.

Struktur Organisasi Projek

Pasukan berdedikasi disusun untuk bekerja dalam projek dalam struktur organisasi projek. Pengurus projek mungkin mempunyai tanggungjawab pengurusan baris untuk ahli pasukan projek. Contoh-contoh ini termasuk membina pembinaan besar, tetapi juga inisiatif korporat yang memerlukan pasukan berdedikasi.Pengurus projek mempunyai kuasa muktamad, melaporkan kepada penaja projek dan lembaga projek. Individu dalam kerja berpasukan secara langsung untuk pengurus projek.

Kelebihan:

Kelebihan jelas struktur projek ialah anda mempunyai lebih banyak kawalan ke atas pasukan, tetapi ada kelebihan lain juga.

• Pasukan boleh mempunyai identiti yang kuat. Ia adalah struktur paling mudah untuk mewujudkan budaya pasukan yang kuat.
• Seluruh pasukan memberi tumpuan kepada matlamat pasukan, dan tidak ada konflik kesetiaan dengan pekerjaan hari untuk orang yang bekerja pada projek itu. Pekerjaan hari mereka adalah projek.
• Sumber berdedikasi kepada projek, jadi lebih mudah untuk menjadualkan kerja. Anda akan tahu apabila ahli pasukan boleh didapati dan tidak ada risiko yang mereka akan dapat ditarik ke kerja seperti biasa untuk pengurus lain dengan segera.
• Projek-projek yang berjalan dalam struktur ini adalah persekitaran yang hebat untuk meningkatkan kemahiran pengurusan projek anda, baik sebagai pemimpin maupun kemahiran teknikal.

Kekurangan:

Struktur projek adalah yang paling mudah untuk bekerja di dalamnya, tetapi ia masih mempunyai beberapa kekurangan.

• Mempunyai satu pasukan yang khusus untuk satu projek adalah komitmen yang tinggi. Ia cenderung menjadi pilihan hanya pada projek besar.
• Jika anda mengalihkan orang dari pekerjaan berfungsi mereka, mereka mungkin sukar untuk kembali, terutamanya jika projek itu panjang. Kerja projek meregangkan dan kembali kepada apa yang anda lakukan sebelum selepas tempoh bekerja dalam persekitaran pelbagai disiplin dalam projek baru yang mencabar. Ia bukan prospek menarik bagi ramai orang. Ia boleh menjadikannya lebih penting bagi anda untuk menguruskan peralihan pasukan apabila anda menutup projek.
• Kadang-kadang menutup projek boleh bermakna kehilangan kerja anda jika perniagaan telah dialihkan dan tidak ada lagi peranan yang tersedia untuk anda masuk.
• Dengan sifat mereka, pasukan berdedikasi menyedut sumber untuk bekerja dengan satu perkara. Ia boleh mengehadkan bilangan projek yang boleh dilakukan syarikat pada satu-satu masa, terutamanya apabila projek yang berbeza memerlukan kemahiran yang sama.
• Pengurus projek dalam struktur jenis ini melakukan pengurusan garis untuk pasukan mereka juga. Ini bermakna menghabiskan masa dan usaha untuk tugas-tugas sumber manusia yang anda tidak perlu lakukan dalam struktur lain. Jika anda menikmati elemen ini bekerja dengan orang, ini boleh menjadi kelebihan.

Struktur Organisasi Matriks

Pilihan ketiga adalah struktur matriks. Sumber dikongsi bersama dalam kerja-kerja perniagaan dan biasa seperti kerja. Ini mungkin bermakna mempunyai dua pengurus, atau "garis putus-putus" tanggungjawab kepada pengurus projek serta pengurus pasukan. Struktur garis pengurusan berfungsi biasanya di tempat pertama, dan pengurus projek mengambil garis putus-putus.

Struktur ini memisahkan kuasa dan otoritas antara pengurus pasukan fungsional atau bahagian dan pengurus projek. Anda perlu menggunakan kemahiran perundingan anda untuk kuasa penuh mereka!

Kelebihan:

Struktur matriks sangat biasa kerana mereka membenarkan pengurus membuat pilihan yang fleksibel dengan cara orang menghabiskan masa mereka.Ia sangat mungkin anda akan bekerja dalam persekitaran matriks pada satu ketika dalam kerjaya anda. Kelebihan struktur ini termasuk:

• Sumber digunakan dengan cekap dan boleh bergerak di antara projek-projek yang diperlukan.
• Anda boleh bekerja pada banyak perkara yang berbeza, kadang-kadang secara selari - walaupun boleh dikatakan bahawa ini juga merugikan.
• Pasukan dan individu boleh menjadi sangat responsif. Jika satu projek baru datang yang perlu diberi keutamaan, cukup mudah untuk berputar dan tiba-tiba memberi tumpuan kepada sesuatu yang lain. Anda tidak boleh melakukannya dengan mudah dalam struktur projek, yang memerlukan masa lebih lama untuk dibubarkan dan dikumpulkan semula.
• Struktur memerlukan semua orang menggunakan kitaran dan metodologi pengurusan projek yang sama, jadi mudah untuk bergerak di antara projek. Orang ramai boleh menyertai pasukan projek dengan sedikit onboarding yang diperlukan apabila istilah dan prosesnya biasa.

Kekurangan:

Seperti semua setup, yang satu ini juga mempunyai perangkapnya. Walaupun ia menjadi struktur biasa, saya tidak fikir banyak tempat kerja moden telah memecahkan masalah beban. Ia boleh menjadi mudah untuk memberi individu terlalu banyak untuk dilakukan jika anda tidak mempunyai sistem untuk mengurus dan memantau keseluruhan beban kerja mereka. Kelemahan lain termasuk:

• Konflik antara projek adalah perkara biasa kerana anda mungkin berjuang untuk sumber yang sama seperti projek lain.
• Projek lain mungkin mempunyai pendaratan sumber terbaik - orang yang paling sesuai dengan kemahiran yang betul - atau pengurus baris mereka mungkin tidak menjadikannya tersedia untuk kerja projek.
• Terdapat beberapa konflik antara tugas-tugas perniagaan dan tugas projek untuk individu, terutamanya apabila kedua-dua pengurus memberi mereka keutamaan yang berbeza.
• Sumber mungkin mempunyai konflik mengenai jalan pembangunan yang mereka ambil untuk kerjaya masa depan mereka. Walaupun anda mungkin tahu bahawa anda ingin kekal dalam pengurusan projek, anda mungkin mempunyai pilihan untuk maju ke peranan fungsi yang lebih senior atau peranan yang lebih berorientasikan projek. Tetapi banyak pilihan kerjaya adalah perkara yang baik, walaupun ia membuat keputusan yang sukar.

Struktur organisasi yang berfungsi dengan sempurna untuk semua kerja perniagaan seperti biasa tidak selalu berfungsi untuk projek-projek, dan anda perlu mengurus dalam persekitaran di mana anda bekerja. Adalah idea yang baik untuk mendapatkan pengalaman dalam setiap struktur ini jika anda boleh jadi anda boleh mengalami tangan pertama. Ia akan membantu anda menentukan persekitaran yang sesuai dengan anda dan sesuai dengan kemahiran dan keutamaan anda. Kemudian anda boleh membuat pilihan yang berpengetahuan jika anda mendapat peluang untuk menentukan persekitaran kerja masa depan anda.

Memahami kebaikan dan keburukan masing-masing akan memberi anda kesempatan untuk mencari tempat terbaik untuk menghabiskan masa dan pengaruh anda untuk memanfaatkan pasukan anda dan membantu projek anda menyimpulkan dengan jayanya.