Pengenalan kepada Modul Pembelian dalam SAP

Pengenalan Pembelian di SAP

Perniagaan dari sebarang saiz menggunakan fungsi rantaian bekalan mereka untuk membeli barangan sama ada untuk menghasilkan barangan siap atau untuk menyediakan perkhidmatan. Sebelum jabatan pembelian boleh membeli bahan di SAP, infrastruktur unik jabatan mesti dikonfigurasi.

Untuk merekabentuk struktur yang paling sesuai dengan keperluan perniagaan, anda perlu memahami struktur organisasi SAP dan keputusan yang diperlukan oleh jabatan pembelian.

Struktur Organisasi Pembelian SAP

Setiap jabatan pembelian adalah unik, tetapi struktur organisasi yang ditakrifkan dalam SAP akan membolehkan syarikat mengamalkan amalan terbaik untuk memaksimumkan faedah sistem.

• Organisasi Pembelian - Ini adalah tahap tertinggi dalam infrastruktur pembelian. Organisasi pembelian ditakrifkan sebagai sekumpulan aktiviti pembelian yang berkaitan dengan semua atau sebahagian tertentu perusahaan.

Jika sebuah syarikat mempunyai sejumlah besar lokasi yang secara geografi bebas maka setiap kawasan mungkin memiliki organisasi pembelian sendiri. Walau bagaimanapun, perniagaan kecil dengan satu atau dua lokasi hanya boleh menggunakan satu organisasi pembelian.

• Pembelian Kumpulan - Kumpulan pembelian boleh ditakrifkan sebagai orang atau sekumpulan orang yang berurusan dengan produk tertentu atau kumpulan produk yang dibeli melalui organisasi pembelian.

Dalam organisasi yang lebih besar seringkali terdapat kumpulan profesional pembelian di jabatan pembelian yang bekerja dengan pembekal tertentu atau jenis pembekal.

Dokumen Pembelian

Terdapat beberapa dokumen pembelian yang digunakan oleh pembelian jabatan di SAP.

• Perolehan Pembelian - Sekiranya produk diperlukan melalui proses perancangan pengeluaran, permintaan pembelian boleh dijana. Produk dan perkhidmatan bukan sebahagian daripada proses perancangan boleh diminta secara manual menggunakan permintaan pembelian.

Permintaan boleh dibuat oleh pengguna yang diberi kuasa dan mereka akan meminta item dari katalog berasaskan web atau dengan memasukkan permintaan langsung ke dalam sistem SAP. Sekiranya permintaan diminta untuk item yang tidak dibeli sebelum ini, permintaan sebut harga boleh dibuat dan dihantar kepada vendor sedia ada atau baru.

• Permintaan Untuk Sebut Harga - Jika produk tidak boleh dibeli daripada pembekal kontrak atau harga dan kualiti tidak dapat diterima, jabatan pembelian boleh menghantar pembekal baru atau sedia ada Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ).

Pembekal boleh menyemak RFQ dan menghantar kembali harga dan syarat terbaik mereka untuk item tersebut.

• Sebut Harga - Apabila pembekal menghantar kembali petikan mereka, mereka boleh dimasukkan ke dalam SAP dan kemudian jabatan pembelian boleh menyemak dan membandingkan.

Mungkin terdapat beberapa rundingan dengan para pembekal untuk petikan terbaik, di mana jabatan pembelian akan cuba mendapatkan lebih banyak masa penghantaran, diskaun atau biaya pengangkutan.

• Pesanan Pembelian - Ini adalah dokumen komersil yang dikeluarkan oleh jabatan pembelian kepada vendor, yang mengenal pasti produk atau perkhidmatan yang diperlukan, kuantiti, dan harga yang dirundingkan yang telah dipersetujui oleh jabatan pembekal dan pembelian.

Adalah mungkin untuk menyediakan sistem supaya vendor harus mengakui bahawa mereka telah menerima pesanan pembelian.

Anda juga mungkin memerlukan vendor untuk menghantar notis penghantaran lanjutan, supaya dapat mengetahui kapan item tersebut akan dihantar.

• Kontrak - Daripada pesanan pembelian tunggal dengan vendor, adalah mungkin untuk membuat kenalan di mana vendor bersetuju untuk menghantar kuantiti item tertentu dalam jangka masa tertentu.

Juga, kontrak boleh menjadi kontrak nilai di mana bukannya kuantiti; kenalan itu adalah untuk jumlah barang yang dibeli dalam tempoh tertentu.

• Perjanjian Penjadualan - Perjanjian ini dengan vendor bermaksud bahawa akan ada kontrak untuk membekalkan barang-barang pada jangka waktu yang dijadualkan selama jangka waktu tertentu.

Fungsi Pembelian SAP telah direka supaya para pengguna dapat membantu organisasi mereka memberikan pelanggan mereka pesanan yang mereka mahukan, apabila pelanggan ingin pesanan itu - dan mencapai itu dengan membelanjakan sedikit sebanyak pada persediaan yang mungkin.

Artikel Pembelian SAP ini telah dikemaskini oleh Ahli Gary Marion, Logistik dan Pakar Rantaian Bekalan.