Bagaimana Menulis E-mel Profesional - 7 Soalan untuk Tanya Diri Sebelum Anda Hit Hantar

Selama bertahun-tahun, orang telah meramalkan kematian e-mel. Walaupun benar, kami menggunakan bentuk komunikasi lain seperti menghantar mesej dan media sosial untuk "bercakap" dengan rakan-rakan kami atau menghantar mesej pantas kepada rakan-rakan kami, kami masih menggunakan e-mel, terutamanya untuk komunikasi berkaitan dengan kerja. Ia juga merupakan cara utama untuk menghubungi apabila anda memohon pekerjaan. Ia sama pentingnya untuk mengetahui cara menulis e-mel profesional.

E-mel mungkin menjadi titik awal hubungan anda dengan seseorang dan kerana itu, peluang pertama anda untuk membuat kesan. Berhati-hati dalam menyusun mesej anda. Sebelum anda memukul hantar, jawab 7 soalan ini.

1. Adakah Mesej Saya Ralat Percuma?

Memeriksa e-mel anda untuk kesilapan adalah perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan sebelum anda menghantarnya. Ejaan yang salah dan tatabahasa yang buruk akan membuat anda kelihatan cuai. Itu bertentangan dengan kesan yang anda cuba buat, terutamanya jika anda memohon pekerjaan.

Terobos sehingga anda yakin anda telah menangkap kesilapan ejaan dan tatabahasa, serta kesilapan. Grammarly. com mempunyai alat percuma, termasuk pelanjutan untuk penyemak imbas Chrome, yang dapat membantu anda dengan ini.

2. Apakah Alamat E-mel Saya Bercakap Mengenai Saya?

Alamat e-mel kerja anda-yang mana tidak boleh digunakan untuk pencarian kerja-mungkin sangat mudah. Kemungkinan besar ia adalah beberapa varian nama anda.

Anda mungkin memilih alamat yang kurang seperti perniagaan untuk digunakan untuk e-mel peribadi. Alamat yang bersifat sugestif, kanak-kanak, atau comel adalah baik jika anda hanya menggunakannya untuk menghantar mesej kepada rakan dan keluarga anda tetapi jika anda perlu menulis e-mel profesional, mendaftar untuk akaun baru yang menyampaikan profesionalisme.

Sediakan alamat e-mel yang menggunakan nama sebenar anda. Cuba nama pertama dan terakhir anda; nama pertama anda, nama awal dan nama tengah; atau beberapa gabungannya. Jangan hantar e-mel profesional anda dari chickybabe @ mymail. com.

3. Adakah nama dan Alamat E-mel di dalam "Ke" Bidang Benar?

Apabila anda mula menaip nama penerima ke medan "Ke", kebanyakan pelanggan e-mel akan mengisi seluruh nama itu dengan satu dari kenalan anda. Anda boleh dengan mudah berakhir dengan nama yang salah dalam bidang itu jadi pastikan untuk memberi perhatian kepada ini.

Bayangkan apa masalah yang mungkin timbul jika anda secara tidak sengaja menghantar e-mel kepada penerima yang salah. Katakan anda sedang mencari pekerjaan semasa anda masih bekerja. Seorang pengurus pengambilan pekerja majikan boleh mempunyai nama yang bermula dengan huruf yang sama dengan nama bos semasa anda. Bagaimanakah memalukan jika anda menghantar mesej kepada pengurus anda? Bukan sahaja anda mahu memastikan mesej anda mencapai destinasi yang dimaksudkan, tetapi anda juga ingin memastikan ia tidak sampai kepada yang tidak diinginkan.

4. Adakah saya telah menggunakan tajuk yang betul untuk menangani penerima?

Sekiranya anda sudah berada pada asas pertama dengan orang yang anda menghantar e-mel, tidak mengapa untuk mengalaminya dengan cara itu dalam mesej anda.

Walau bagaimanapun, jika ini adalah kali pertama anda berkomunikasi dengan seseorang, atau anda tidak pasti bagaimana mereka lebih suka ditangani, lebih baik menggunakan tajuk formal seperti Encik, Cik, Puan, atau Dr. nama belakang penerima.

Sentiasa sesat pada sisi berhati-hati. Ia tidak boleh menyakiti untuk menjadi formal. Untuk petunjuk mengenai bagaimana seseorang yang anda mempunyai hubungan yang mantap lebih suka ditangani, perhatikan kembali mesej terdahulu untuk melihat bagaimana mereka ditandatangani. Ini akan membantu anda menentukan apa yang perlu dilakukan.

5. Adakah nada saya menyampaikan mesej saya dengan baik?

Seperti kata pepatah, "Bukan apa yang kamu katakan tapi bagaimana kamu mengatakannya." Apabila anda bercakap dengan seseorang secara bersemuka, anda boleh bergantung kepada intonasi, bahasa tubuh, dan ekspresi wajah untuk membantu memberi makna tambahan kepada kata-kata anda.

Apabila anda cuba menyampaikan mesej yang sama secara bertulis, terdapat lebih banyak ruang untuk kesalahpahaman kerana pembaca tidak dapat melihat wajah anda, membaca bahasa tubuh anda, atau mendengar suara anda.

Pastikan mesej anda bersikap sopan dan mesra, dan makna yang dimaksudkan adalah jelas.

6. Adakah Mesej Saya Mudah, Tetapi Tidak Senang?

Menjaga mesej anda pendek dan manis akan menjadikan mereka lebih mudah difahami. Pada masa yang sama, anda tidak perlu meninggalkan sesuatu yang penting. Anda tidak mahu memaksa penerima e-mel anda untuk meneka apa yang anda cuba katakan. Mesej anda sepatutnya tepat tetapi masukkan semua maklumat yang diperlukan.

7. Adakah saya Termasuk Lampiran yang Tidak Diminta?

Ramai orang enggan membuka lampiran e-mel yang tidak mereka harapkan. Mereka adalah hak untuk mengelakkan daripada melakukan itu. Virus komputer sering dihantar dalam lampiran tersebut. Jika anda ingin menghantar fail kepada seseorang, sebagai contoh, resume anda, minta penerima anda terlebih dahulu untuk mendapatkan izinnya. Hantarnya hanya jika dia mengatakan ia baik-baik saja.