Bagaimana merencanakan pertemuan perusahaan

Tahniah! Syarikat anda akan mengadakan mesyuarat untuk sekumpulan pekerja yang dipilih dari semua peringkat syarikat. Ketua Pegawai Eksekutif telah memberikan anda tanggungjawab Pengurus Projek untuk acara tersebut. Petua dan rancangan projek sampel ini menunjukkan satu cara Pengurus Projek boleh mendekati membina rancangan projek untuk mesyuarat syarikat atau projek yang sama kompleks.

Pra-Rancang Projek

Langkah pertama anda ialah merancang pelan.

Anda mulakan dengan membincangkan acara dengan pihak berkepentingan. Jika ini dilakukan pada tahun lepas, apa yang berlaku? Apa yang salah? Siapa yang menguruskan projek itu dan bolehkah mereka membantu anda mengelakkan perangkap pada tahun ini? Oleh kerana Ketua Pegawai Eksekutif memberikan projek kepada anda, apa yang dia kehendaki daripada acara itu? Bilakah acara itu akan berlaku? Di mana? Apakah bajet?

Berkumpul seberapa banyak maklumat yang anda boleh. Ini akan menjadi kerangka di mana anda membina rancangan projek.

Membina Pasukan

Apakah sumber lain yang anda perlukan untuk membuat projek ini berjaya? Adakah terdapat orang di jabatan lain yang boleh membantu anda membuat kejayaan ini? Apa yang anda perlu lakukan untuk mendapatkan bantuan? Bolehkah anda hanya bertanya atau adakah anda perlu mendapatkan kelulusan rasmi daripada bos mereka? Berapa banyak masa yang anda perlukan daripada mereka? Apa kemahiran khusus yang anda perlukan untuk mereka berikan? Bolehkah orang lain memberikan kemahiran itu jika orang yang anda inginkan tidak tersedia?

Oleh kerana ini adalah mesyuarat di seluruh syarikat, bagaimana bantuan HR?

Adakah anda memerlukan bantuan dari Jabatan Kemudahan? Bagaimana pula dengan Jabatan Pemasaran? Adakah anda memerlukan bantuan di kawasan itu?

Rancang Agenda

Sebaik sahaja anda tahu berapa lama mesyuarat akan berlangsung, anda mula mengisi blok waktu. Adakah anda memerlukan pembuka pembukaan? Siapakah yang akan menjadi? Adakah anda akan menyimpan peserta bersama atau akan anda memecah mereka ke dalam kumpulan yang lebih kecil untuk sebahagian daripada program ini?

Berapa banyak penutur lain yang anda perlukan? Siapa yang akan menyediakan sesi yang lebih kecil jika anda keluar?

Adakah acara lebih daripada satu hari? Bagaimana anda akan menutup Hari Satu? Bagaimana anda akan membuka semula pada Hari Dua?

Bagaimana anda membungkus pada akhirnya? Adakah anda memerlukan ucapan penutup? Bagaimanakah anda mengendalikan logistik orang yang mendaftar keluar dari hotel jika anda menempah?

Cari Angkasa

Ketahui berapa ramai orang yang akan datang. Kemudian tentukan berapa besar ruang yang anda perlukan. Di manakah acara itu akan diadakan? Adakah terdapat ruang di pejabat korporat atau adakah anda memerlukan ruang yang lebih besar? Adakah CEO mahu mesyuarat diadakan di luar tapak supaya orang boleh menumpukan perhatian, atau adakah dia mahu ia diadakan di pejabat untuk meminimumkan kos?

Ciri-ciri mana di kawasan anda boleh memberikan ruang yang anda perlukan? Adakah hotel berhampiran lapangan terbang pilihan yang baik untuk meminimumkan masa perjalanan untuk orang yang datang dari luar bandar atau jika anda mencari sesuatu di luar bandar yang akan lebih tenang?

Apakah tempat berlainan untuk kemudahan mereka? Apa yang mereka sertakan dan apa yang perlu anda beli dan dibawa masuk? Adakah mereka akan menetapkan individu untuk bekerja? Apakah dasar mereka mengenai bahan dan orang dari luar?

Tarik Keluar

Setelah mengumpulkan jawapan sekurang-kurangnya kebanyakan soalan ini, anda boleh mula menyusun rencana projek.

Ingat bahawa apa yang kita tunjukkan di sini adalah senarai tugas projek, struktur kerusakan kerja (WBS) sahaja. Ia tidak termasuk sebarang kebergantungan antara tugas atau tempoh masa. Mereka akan ditambah kemudian.

Rancangan Projek Mesyuarat Syarikat

Dalam Cara Merancang Projek Menggunakan Alat Asas Pengurusan Projek, kami membincangkan pemikiran di sebalik perancangan projek dan menggunakan kemahiran pengurusan projek semasa proses perancangan. Berikut adalah bagaimana struktur pelan kerja struktur kerja (WBS) mungkin mencari projek untuk merancang mesyuarat syarikat:

1. Pra-Pelan Projek

1. Tentukan anggaran
2. Bincang dengan CEO untuk menetapkan matlamat projek
3. Hubungi Pengurus Projek sebelumnya (PM) untuk petua
4. Tentukan senarai pemangku kepentingan
5. Tetapkan tarikh pilihan untuk acara
6. Tentukan berapa banyak pembicara / pembawa diperlukan
7. Tentukan berapa banyak staf sokongan yang diperlukan
8. Tentukan bilangan pekerja yang akan hadir
9. Senaraikan lokasi yang mungkin untuk acara > 2. Membangun Pasukan Projek

Dapatkan rep Pemasaran

1. Dapatkan rep dari HR
2. Lihat jika Pembelian akan memberikan seseorang untuk membantu
3. Tanya Susan untuk mengendalikan semua butiran speaker
4. Dapatkan wakil dari Fasilitas > Perjumpaan pasukan projek memulakan mesyuarat
5. 3. Kembangkan Agenda
6. 3a Rencana Hari Satu

Tetapkan masa mula

Tetapkan masa, aturkan tempat dan kakitangan untuk pendaftaran

1. Tetapkan sesi pagi
2. Tetapkan panjang ucapan
3. diperlukan untuk sesi pagi
4. Recruit speakers
5. Merancang rehat tengah hari (waktu dan panjang)
6. Susun semula ruang persidangan semasa rehat (air, sampah, dll.)
7. Perancangan sesi petang (panjang, bilangan penceramah)
8. Merakamkan penceramah penceramah
9. Hari Pelan Satu penutup (masa, siapa, panjang)
10. 3b Rancangan Hari Dua > Tetapkan masa mula
11. Tetapkan panjang sesi pagi

Kirakan jumlah penceramah yang diperlukan untuk sesi pagi

1. Recruit speakers
2. Rancang cuti tengah pagi (masa dan panjang)
3. Rancang waktu makan siang (waktu, panjang, lokasi, menu, yang membayar)
4. Rencanakan sesi petang (panjang, bilangan penutur)
5. Ucapan Penutup (masa, siapa, panjang)
6. Susun masa daftar keluar dengan hotel
7. 4. Rancang Ruang
8. Tentukan bilangan peserta
9. Rancang susunatur tempat duduk (baris vs. jadual)
10. Hitung ruang yang diperlukan

Menyiasat tempat yang tersedia dengan jumlah ruang tersebut (kos, lokasi, perkhidmatan termasuk) > Bilangan bilangan penutur setiap hari dan jumlah

1. Tentukan bilangan dan jenis kakitangan sokongan yang diperlukan
2. Ketahui berapa banyak peserta / penutur / kakitangan akan memerlukan bilik
3. Perundingan kos dan tarikh dengan lokasi yang tersedia
4. Kontrak menandatangani dengan lokasi yang dipilih
5. 5.Menyatakan Peristiwa
6. Memuktamadkan semua butiran dengan lokasi acara
7. Pastikan peserta diberitahu
8. Beritahu semua penceramah topik dan masa persembahan / hari
9. Beritahu semua kakitangan sokongan tugas dan pergeseran

Dapatkan RSVP dari peserta

1. Beritahu peserta pengganti yang diperlukan
2. 6. Mengikuti
3. Dapatkan draf ucapan daripada semua penceramah
4. Mengkaji semula pidato terakhir
5. Dapatkan tag nama untuk semua peserta, penceramah, staf
6. Beli sebarang bahan dan hadiah untuk peserta

7. Tinjau dan Beri Rating

1. Kirim tinjauan kepuasan kepada semua peserta
2. Kirim tinjauan tinjauan kepada semua penceramah
3. Kirimkan ucapan terima kasih kepada semua penceramah dan staf
4. Pertemuan rapat dengan pasukan projek
5. Perancangan Lanjut > Struktur kerosakan kerja pelan projek (WBS) di atas menunjukkan contoh untuk merancang mesyuarat syarikat. Ini hanya garis besar. Pasukan projek masih perlu bekerja pada item-item ini dan mengembangkannya di banyak pihak. Di samping itu, mereka perlu bekerja pada masa yang diperlukan untuk setiap tugas, kepentingan relatif tugas dan hubungan antara / hubungan antara tugas.