Perancangan Acara Peristiwa dan Perayaan Makanan

Rasa Chicago adalah salah satu perayaan makanan terbesar di Amerika Syarikat. Ini pertama kali bermula pada tahun 1980 sebagai idea di kalangan beberapa pemilik restoran Chicago dan bandar raya mengadakan festival makanan pertama sebagai acara satu hari dengan 36 vendor makanan pada tahun itu. Kira-kira 275,000 orang hadir untuk acara luar. Sejak itu, ia telah berkembang menjadi kehadiran lebih daripada 3. 5 juta dan lebih daripada $ 12 juta dalam pendapatan dalam beberapa hari.

Pejabat Acara Khas Datuk Bandar di Chicago dan Persatuan Restoran Illinois bekerjasama untuk merancang dan melaksanakan perayaan makanan tahunan ini. Merancang Festival Makanan Komuniti

Sama ada festival makanan yang besar seperti Rasa Chicago atau versi yang lebih kecil daripada perayaan komuniti perancangan yang sama, adalah tanggungjawab yang besar untuk perancang acara kerajaan dan perbandaran tempatan. Rasa Chicago berfungsi sebagai kajian kes yang hebat untuk mana-mana komuniti mengingat program yang sama. Kawasan fungsional utama mana-mana festival makanan masyarakat akan termasuk yang berikut:

Operasi

• Vendor Makanan
• Pemrograman
• Penajaan
• Hubungan Pemasaran / Hubungan Awam
• Perakaunan / Pengurusan Kontrak
• Kami akan menggali lebih mendalam ke dalam setiap kawasan, pertama, mari kita merasakan garis masa dan pengurusan umum peristiwa sedemikian menggunakan perancangan sebenar Rasa Chicago.

Rancangan Masa Perancangan Makanan Komuniti

Bagi sesiapa yang menghampiri acara jenis ini untuk pertama kalinya atau mereka yang menganggap pengembangan kepada perayaan yang sedia ada, adalah penting untuk memulakan perancangan sekurang-kurangnya satu tahun sebelum acara anda.

Untuk contoh nyata, Pejabat Peristiwa Khas Datuk Bandar mengikuti jadual berikut untuk setiap Tahun Taste of Chicago:

12 Bulan

• : Kenal pasti lokasi, tarikh, dan lakaran kasar peta perayaan. Melibatkan agensi bandar yang relevan setiap langkah 9 Bulan
• : Kemas kini peta festival dan mulakan kawasan fungsional RFP 6 Bulan
• : Sahkan vendor, penaja, pengaturcara, dan pembekal 4 Bulan < : Menyelesaikan hiburan dan mengesahkan semula kawasan fungsian
• 3 Bulan : Menghasilkan bahan pemasaran festival
• 1 Minggu : Menguruskan beban operasi
• 1 Hari : Urus beban vendor - Kesimpulan Acara
• : Menguruskan beban operasi 1 Minggu Selepas
• : Tunggu mesyuarat bungkus dan buat cadangan Pengurusan Festival Komuniti Umum
• Sebagai agensi kerajaan, Pejabat majlis khas Datuk Bandar bertanggungjawab ke atas Rasa Chicago dan senarai panjang acara lain di sepanjang tasik di Chicago, festival kejiranan, dan kawasan lain. Rasa ini unik di Chicago kerana ia adalah acara percuma, tetapi pendapatan dari Rasa membayar untuk majoriti semua acara lain yang diuruskan oleh pejabat. Dengan pengalaman pengurusan perayaan makanan yang bermula pada tahun 1980, kebanyakan pasukan berfungsi di Pejabat Acara Acara Khas dan Persatuan Restoran Illinois yang berpengalaman sangat berpengalaman di kawasan mereka. Ini membolehkan pengurus umum untuk Rasa Chicago memberi tumpuan kepada usaha perancangan dan pelaksanaan semua pihak yang terlibat dan mengekalkan acara tersebut di landasan yang betul.

Sebagai tambahan kepada anggota pejabat, pengurus umum bekerja dengan sekurang-kurangnya 20 pejabat dan agensi bandar yang berlainan, termasuk (tetapi tidak terhad kepada) yang berikut:

Jabatan Polis

Jabatan Bomba

Jabatan Kesihatan

• Jalan dan Sanitasi
• Daerah Park
• Pejabat Komunikasi Pengurusan Kecemasan
• Satu lagi bahagian penting kawasan pejabat Pejabat Peristiwa Khas adalah pengurusan perakaunan / kontrak. Sebagai acara kerajaan, proses perolehan berstruktur sangat berstruktur dan semua perjanjian mesti mengikut garis panduan bandar.
• Dengan garis masa perancangan acara di tempat dan pengurusan acara am dijamin, kini kita boleh melihat setiap bahagian fungsi utama acara tersebut.
• Telah diperkenalkan kepada sejarah acara Rasa Chicago dan menggunakan perancangan dan pelaksanaannya sebagai kajian kes, kami bersedia untuk menggali lebih mendalam ke dalam setiap bahagian fungsional utama acara tersebut.

Operasi

Kawasan operasi bertanggungjawab untuk penyediaan tapak, peringkat dan pengeluaran, sokongan acara, keselamatan, dan banyak lagi.

Operasi memerlukan banyak mesyuarat pra-acara, dan pasukan operasi berkait rapat dengan tata letak peta acara.

Ia membuat perbezaan besar untuk melibatkan semua agensi bandar pada awal proses, menurut pengurus operasi untuk Rasa Chicago. Pasukan operasi menguruskan proses-proses berikut:

Operasi pra-peristiwa (setup)

Operasi semasa acara

Pasca-peristiwa beban keluar (meruntuhkan)

• membina khemah, pengendali forklift, tukang kayu, juruelektrik, peralatan penyelenggaraan dan kakitangan, keselamatan, logistik untuk trak pembekal, treler pengurusan dan banyak lagi. Pertimbangkan apa pasukan operasi anda akan mengendalikan diri mereka dan apa yang akan mereka kontrak untuk acara anda. Apa agensi lain yang perlu pasukan anda bekerjasama? Hubungi mereka secepat mungkin.
• Restoran / Vendor
• Memandangkan kerumitan dan saiz perayaan makanan seperti Rasa Chicago, Persatuan Restoran Illinois memimpin menguruskan vendor makanan yang mengambil bahagian dalam acara tahunan. Untuk Rasa 2015 Chicago, acara itu bekerjasama dengan 60 + vendor makanan, termasuk 19 + restoran baru yang mewakili banyak kejiranan Chicago yang berbeza. Sudah tentu, di Chicago, barang-barang tertentu akan sentiasa ditemui di vendor makanan yang dipilih untuk acara itu, termasuk pizza, tulang rusuk, ais krim, dan kek keju. Festival makanan masyarakat anda mungkin akan mempunyai makanan tradisionalnya juga.

Ini adalah tempat yang didambakan untuk dipilih sebagai vendor restoran yang mengambil bahagian dalam perayaan makanan dan kriteria ini yang memerlukan peserta menjadi restoran tempatan yang mencerminkan kejiranan Chicago.Di samping itu, mereka mesti dapat mengendalikan jumlah dan mempunyai status yang sama sekali bersih dengan bandar. Restoran yang mengambil bahagian menjalani kursus dan pemeriksaan berikut:

Lengkapkan Kursus Persijilan Sanitasi Festival Persatuan Restoran Illinois

Jabatan Kesihatan Awam Chicago melawat gerai tiga kali setiap hari

Urus aliran inventori di antara gerai mereka dan trak yang disejukkan < Ketika datang ke acara komuniti anda, fikirkan kriteria apa yang anda perlukan daripada vendor makanan yang mengambil bahagian dan berapa banyak yang anda ingin mempunyai. Tahun pertama boleh menjadi sukar, tetapi dengan kejayaan setiap tahun, anda mungkin akan mendapati bahawa anda mempunyai lebih ramai peserta yang lebih bersedia.

• Pemrograman
• Rasa Chicago adalah acara komuniti umum. Ini bermakna bahawa sementara "makanan" adalah apa yang menarik orang ramai, itu adalah aktiviti lain yang menyimpan orang di sana. Selama bertahun-tahun, pasukan pengaturcaraan telah memasukkan banyak elemen berikut ke dalam program keseluruhan:
• Konsert percuma di pelbagai peringkat (penghibur kebangsaan dan tempatan)

Memasak demonstrasi pavilion dengan koki teratas dan penulis buku masakan

Keluarga keluarga termasuk pentas kanak-kanak

Khemah alam sekitar untuk pendidikan "hijau"

• Pavilion sukan dengan petua kecergasan
• Pavilion Antarabangsa (membeli-belah)
• Berjalan kaki 2
• Pembekal Makanan
• Budweiser Clydesdales dan Dalmatian mereka sahabat
• Tunggangan hiburan
• Program bunga api
• Majlis pembukaan
• Pertimbangkan apa program dan aktiviti lain yang mungkin anda sertakan dalam festival makanan anda.
• Penajaan
• Rasa Chicago melibatkan beberapa kategori untuk tajaan, yang merupakan sumber utama pendanaan dan sokongan dalam bentuk. Pemasar korporat dan perancang acara korporat cenderung untuk mengambil bahagian dalam acara masyarakat seperti Rasa untuk mengukuhkan jenama mereka dan mendapat pendedahan.
• Hospitality merupakan elemen yang sebahagian daripada penaja termasuk dalam pakej mereka, membolehkan penaja mendapat akses yang baik ke beberapa kawasan tempat duduk dan khemah peribadi untuk menjadi tuan rumah acara klien mereka sendiri.

Jenis-jenis penaja di Rasa termasuk:

Komunikasi selular

Rantaian kedai runcit

Minuman syarikat

Kedai runcit dan bank

• Syarikat penerbangan dan hotel
• Media
• Pembekal makanan
• Restoran
• Organisasi kecergasan dan kesihatan
• Bandar Park District dan Pengangkutan Awam
• Pertimbangkan apa penaja korporat tempatan yang berminat untuk membiayai acara komuniti anda, dan fikirkan jenis pakej dan faedah yang anda berikan kepada penaja.
• Pemasaran / Hubungan Awam
• Pemasar yang bekerja di Taste of Chicago berada dalam kedudukan yang mengasyikkan kerana ia adalah jenis peristiwa yang secara automatik menarik perhatian media di Chicago dan di tempat lain. Lebih baik lagi, penaja media juga membantu mempromosikan Rasa. Itu bererti bahawa Pejabat Peristiwa Khas Walikota tidak perlu terlalu banyak berbentuk bentuk pengiklanan tradisional untuk menyebarkan perkataan dan mempromosikan acara tersebut.
• Pemasar mempromosikan acara dengan menulis siaran akhbar berdedikasi untuk setiap kawasan acara, mengekalkan laman web acara, dan menghasilkan risalah acara. Perkara-perkara ini memerlukan bekerja rapat dengan semua bidang fungsional lain untuk mendokumentasikan penjadualan dan perubahan kandungan seperti yang berlaku.

Pada mulanya, sukar untuk perayaan makanan komuniti untuk mendapatkan jenis pendedahan yang besar dan terkenal seperti Taste of Chicago. Tetapi pertimbangkan apa saluran media yang anda mungkin dapat menjangkau untuk akhbar percuma dan mula merancang bahan-bahan pemasaran mereka pasukan pemasaran anda akan mengendalikan seperti laman web, risalah, dan brosur.