Cara Meningkatkan Permintaan Maklumat (RFI)

Adakah anda meminta maklumat? Atau adakah orang lain yang meminta maklumat daripada anda? Istilah 'permintaan untuk maklumat' (RFI) boleh digunakan sama ada cara, tetapi terdapat beberapa perbezaan asas dalam proses dalam setiap kes. Ketahui di bawah bagaimana untuk memperbaiki proses RFI anda, sama ada anda bertanya atau diminta mendapatkan maklumat.

Bahagian A. Anda Diminta Maklumat

Permintaan maklumat adalah peringkat awal yang kerap dalam mendefinisikan dan menjalankan kerja pembinaan.

Seringkali ia adalah perkara saiz: projek yang lebih besar mempunyai lebih banyak pembolehubah dan lebih banyak yang tidak diketahui yang perlu diselesaikan atau sekurang-kurangnya dikurangkan sebelum meminta cadangan formal, jadi RFI dapat membantu.

1. Proses anda mesti cukup cepat untuk difahami dan dijawab tanpa penangguhan yang tidak wajar. RFI dari pelanggan berpotensi adalah peluang untuk anda masuk awal. Itu, seterusnya, bermakna cukup baik untuk dijawab dengan cepat dan betul.

2. Jika RFI menandakan kerja yang anda lebih suka tidak melaksanakan, atau yang akan membawa kepada konflik sumber dengan projek pelanggan lain, anda boleh menolak dengan sopan. Jawapan yang negatif, tetapi tepat pada masanya masih boleh memberi kesan yang baik dan peluang untuk dihubungi untuk projek lain kemudian.

3. Pastikan RFI mempunyai perincian yang cukup untuk anda membuat jawapan yang baik. Sekurang-kurangnya, periksa anda mempunyai maklumat yang mencukupi untuk menjawab perkara berikut:

   1. Bolehkah anda bersaing? Adakah anda mempunyai kemahiran dan sumber untuk memberikan penyelesaian yang baik?

   2. Bolehkah anda memenangi projek sedemikian? Adakah anda lebih baik daripada pesaing untuk kerja pembinaan ini?

   3. Adakah anda ingin memenangi projek sedemikian? Semak rekod jejak pelanggan untuk pembayaran tepat waktu, sebelum menjawab soalan ini.

4. Jika RFI masih tidak jelas, proses anda boleh menentukan pilihan berikut.

   1. Anda boleh menolak dan mengejar projek lain.

   2. Anda boleh membantu pelanggan untuk menentukan keperluan pembinaan yang lebih baik.

   3. Anda boleh menawarkan perkhidmatan perundingan berbayar untuk mengumpulkan RFI baru.

Setiap pilihan mempunyai kebaikan dan keburukannya. Keputusan anda untuk pilihan yang dipilih akan mengikut projek dan pelanggan yang berkenaan.

Bahagian B. Anda Orang Yang Meminta Maklumat

Sekali projek pembinaan telah dimulakan, adalah tidak biasa bagi kontraktor atau subkontraktor untuk meminta maklumat tambahan untuk memastikan kerja dilakukan dengan betul.

1. Mulakan proses RFI anda jika ada keperluan untuk:

   • Pengubahsuaian spesifikasi projek, sebagai contoh, untuk menggantikan satu bahan binaan untuk yang lain (mungkin tidak dapat dikonversi.)

   • Penjelasan mengenai tugas atau cara di mana bahan tertentu akan digunakan, dibentuk, digunakan, dan sebagainya.

   • Resolusi 'Kekurangan Pembinaan' di mana sebahagian daripada projek itu belum dilakukan mengikut spesifikasi projek.

   • Pembetulan spesifikasi jika terdapat alasan yang baik untuk mempersoalkan peninggalan, salah penggunaan atau kekurangan kualiti mengenai bahan atau tugas yang dinyatakan.

2. Periksa sama ada pelanggan atau kontraktor umum mempunyai bentuk RFI standard yang akan digunakan. Bentuk dan templat yang baik membantu anda memasukkan maklumat yang betul untuk mendapatkan jawapan yang masuk akal dan bermanfaat kepada RFI anda. Catat RFI yang baru dibuka semacamnya dalam aplikasi perisian terpusat untuk menguruskan RFI.

3. Ketik jawapan yang anda kembali untuk memastikan ia jelas dan realistik. Mengesahkan atau menjelaskan apa-apa kesan pada anggaran dan jadual projek. Kemas kini perancangan projek anda dengan sewajarnya.

4. Tandakan RFI anda sebagai tertutup atau diselesaikan, jika jawapan yang anda dapatkan kembali akan menjamin ini. Periksa senarai sebarang RFI yang tidak dapat diselesaikan. Mengejar pihak-pihak yang berkenaan untuk jawapannya!