Untuk Menutup Pejabat Percutian

Menyediakan pejabat anda untuk penutupan sementara kerana bercuti atau sebab lain semudah mengikuti semak senarai ini. Selesai dengan betul, pelanggan, vendor, dan pekerja anda akan sedar tentang penutupan perniagaan / pejabat anda yang dijadualkan, dan anda boleh mengelakkan pelanggan yang marah dan pekerja yang tidak puas hati apabila anda kembali. Di samping itu, anda juga boleh menjimatkan wang. Pelanggan akan menghargai mengetahui tempoh perniagaan ditutup supaya mereka tidak kecewa dengan menunggu sambutan dari perniagaan anda semasa anda pergi.

Penutupan Percutian Pejabat: Memberitahu Kakitangan, Pelanggan dan Penjual

Pastikan anda memberitahu pihak berkepentingan utama di syarikat anda sekurang-kurangnya dua hingga empat minggu lebih awal dari masa. Pekerja boleh dimaklumkan / diingatkan menggunakan sisipan gaji mereka. Pelanggan boleh dimaklumkan di laman web anda dan melalui mesej atendan automatik anda pada sistem telefon anda. Vendor (terutama yang mempunyai jadual penghantaran semula) boleh dimaklumkan melalui e-mel atau pos pos biasa.

Memberitahu Kakitangan / Perkhidmatan Keselamatan

Hantar memo kepada keselamatan peribadi atau keselamatan anda yang memberitahu mereka tarikh tutup. Pastikan senarai kenalan kecemasan anda adalah terkini dengan nombor telefon pekerja utama.

Ubah Gantir Atendan Automatik

Perjualkan khidmat atendan automatik anda ke sistem telefon anda untuk menunjukkan bahawa pejabat ditutup. Pastikan anda juga menyatakan bila pejabat akan dibuka semula. Jika anda menyediakan perkhidmatan kecemasan (pemanasan dan penyejukan, paip, dll.) Pastikan anda memberitahu penelepon anda bagaimana untuk mencapai perkhidmatan menjawab atau telefon bimbit anda semasa penutupan.

Beritahu Perkhidmatan Menjawab

Jika anda menggunakan perkhidmatan menjawab pastikan anda memberitahu mereka tentang tarikh pejabat itu akan ditutup dan pastikan senarai kenalan anda terkini dengan nombor telefon pekerja yang akan dipanggil.

Tukar Salam Voicemail dan Buat E-mel Balas Auto

Jika sistem telefon anda membenarkan panggilan luar untuk berdering terus ke meja pekerja anda, maka anda perlu memastikan bahawa mereka menggunakan salam surat suara sementara atau "Daripada Pejabat" membolehkan pemanggil mengetahui bahawa mereka tidak berada di pejabat.

Pekerja anda juga harus memberitahu panggilan apabila mereka akan kembali dan apa yang perlu dilakukan jika mereka memerlukan bantuan segera sementara pejabat ditutup untuk cuti. Di samping itu, pastikan anda mencipta e-mel Daripada Pejabat secara automatik.

Kurangkan Termostat

Hematkan tenaga dan wang dengan menetapkan (atau reprogramming) termostat pejabat anda semasa penutupan.

Backup Server

Jika anda mempunyai komputer dan pelayan kritikal, pastikan kitaran sandaran berjalan dengan betul sebelum dan selepas penutupan.Kurangkan pendedahan anda kepada bencana dengan menjadualkan sandaran di luar tapak anda untuk pickup awal dan bukannya menunggu selepas penutupan percutian berakhir.

Mematikan Peralatan Pejabat

• Lampu meja
• Copiers
• Kalkulator
• Lampu di atas
• Pencincang

Mematikan Komputer dan Peranti

• Komputer < Pencetak
• JANGAN mematikan
• Mesin faks
• Sistem Telefon

Komputer Server

• Pemanas / Lampu untuk Tangki Ikan Tropika