Menetapkan 5 Big Issues yang Eja Bencana untuk Projek Anda

Beberapa tahun yang lalu ketika berlayar ke tasik pedalaman yang sangat kecil dan kecil, saya membuat beberapa kesilapan yang menyebabkan perahu itu menjadi tumpuan dalam apa yang kelihatan seperti gerakan perlahan. Untuk tempoh masa yang lama saya mengenali implikasi kesilapan saya dan berasa tidak berkuasa untuk melakukan apa-apa mengenai keadaan. Saya berada di atas untuk melepaskan diri dan dos kerendahan hati.

Ia agak mengecewakan bahawa peserta yang tidak sengaja saya, ibu saudaranya, akan berakhir di sana semasa pelayaran sulungnya dalam kraf yang saya telah jelaskan sebagai tidak mampu berbual.

Seperti yang kita pakai di dalam air suam, dengan selamat dimuatkan dalam jaket hidup kita, kami berdua mulai ketawa pada keadaan mendadak yang kini termasuk tiang perahu yang terikat di dalam lumpur. Selepas pulih dari kecelakaan saya dan mendapat pengetahuan dan pengalaman tambahan, saya menyedari bahawa saya boleh dengan mudah membuat pelarasan untuk betul bot dan meneruskan perjalanan tanpa lengah dan kering sedikit.

Sekali-sekala, setiap pengurus projek yang berpengalaman atau peserta projek projek telah menjalani situasi yang sama di mana keadaan menumpu untuk mengetengahkan inisiatif dan melekatkan tiang dengan kuat di dalam lumpur, meninggalkan orang ramai untuk bertanya-tanya apa yang berlaku . Cabaran bagi kita semua adalah untuk mengiktiraf kesilapan-kesilapan penting kita di hadapan masa dan mengatasi mereka sebelum kita sampai ke tahap yang tidak ada pemulihan. Artikel ini menawarkan panduan untuk profesional projek untuk membalikkan 5 isu besar yang mengancam untuk menjunam terlalu banyak projek ke dalam tasik.

1. Drift Tujuan

Di luar penaja eksekutif, pengurus projek dan beberapa ahli pasukan teras, kebanyakan individu dan kumpulan kerja tidak banyak berfikir tentang tujuan keseluruhan projek itu setiap hari. Mereka memberi tumpuan kepada tugas kerja mereka, tarikh akhir dan masalah dan halangan di hadapan mereka, dan gambaran besar memburukkan latar belakang kerja mereka.

Kehilangan pandangan kepada tujuan menanam benih pelbagai masalah termasuk motivasi, semangat, kualiti, kreativiti dan inovasi.

Untuk tujuan hanyut tujuan, berusaha mengekalkan konteks kritis ini dengan jelas untuk semua peserta projek. Sesetengah pengurus projek mengkaji semula tujuan pada permulaan setiap mesyuarat semakan status atau peristiwa. Lain-lain melibatkan ahli pasukan utama mereka untuk mengulangi tujuan kepada pasukan kerja dengan kerap. Tujuan ditekankan untuk memberikan konteks keperluan untuk mencari penyelesaian kreatif untuk melabelkan dilema. Satu pasukan yang saya bekerjasama termasuk penyataan tujuan projek di bahagian atas setiap dokumen projek. Terlepas dari taktik yang digunakan untuk memperkuat tujuan, pasukan projek prestasi tinggi mencari jalan untuk membawa konteks kritis kepada kerja anggota pasukan hampir setiap hari.

2. Kebingungan Pelanggan

Sepupu yang dekat untuk tujuan hanyut, kekeliruan terhadap pelanggan sebenar untuk inisiatif ini menyumbang kepada semua cara masalah ketidakstabilan. Untuk projek-projek di mana pelanggan adalah ketara dan boleh didapati, mencari cara untuk melibatkan pelanggan dengan pasukan. Bina pelanggan ke langkah-langkah pengambilan keputusan utama dan dapatkan input pada barang-barang di sepanjang jalan. Apabila pelanggan tidak dapat hadir, satu pasukan yang saya jumpai membawa haiwan boneka ke mesyuarat itu sebagai proksi.

Apabila keputusan dipanggil, ahli pasukan secara aktif menunjukkan perwakilan pelanggan ini dan bertanya, "Apa yang dia perlukan? "Jika mereka tidak dapat menerangkan jawapan dengan yakin, pelanggan sebenarnya terlibat untuk menyediakan konteks tambahan.

Bagi inisiatif-inisiatif di mana projek itu adalah beberapa kumpulan atau penonton sasaran yang lebih luas, pemilik pelanggan (biasanya ahli pasukan pemasaran) harus bertanggungjawab untuk membina dan menyampaikan persona pelanggan bersama-sama dengan cabaran utama inisiatif ini bertujuan untuk menyelesaikannya penonton ini. Langkah ini biasanya dipintas atau diberi penghalang pendek, tidak dapat dielakkan membawa kepada masalah hiliran dengan keutamaan, merangkak skop dan penyakit lain yang praktikal menjamin mendapatkan tiang terjebak di dalam lumpur.

3. Skop Creep

Seperti yang telah didokumentasikan sebagai fenomena skop rayapan dalam kesusasteraan projek, ia tetap menjadi wabak di dalam organisasi kami dan inisiatif projek kami.

Memerlukan disiplin yang luar biasa di pihak pengurus projek dan penaja eksekutif untuk meminimumkan kebocoran dan gangguan yang dihasilkan daripada menggabungkan yang baik tetapi daripada pandangan dan idea skop.

Walaupun skop tidak semestinya berpakaian besi, perubahan kepada keluaran yang diharapkan dari projek itu mesti dipertimbangkan hanya dalam konteks tujuan sebenar projek dan keperluan pelanggan. Dan ingatlah, pelanggan akan selalu mengatakan "ya" kepada lebih banyak ciri, apabila pada hakikatnya, pasukan projek mesti fokus laser terhadap masalah yang diselesaikan dan menilai sama ada perubahan skop adalah penting untuk tujuan ini. Bina proses untuk menilai perubahan skop melalui penapis yang betul dan ketat atau anda berisiko menyumbang ke arah hiliran atas inisiatif anda.

4. Kekeliruan di sekeliling Struktur Pasukan

Rutin komedi Abbot dan Costello lama, "Siapa yang pertama kali" di mana kedua-duanya terlibat dalam kelebihan yang panjang yang menggambarkan kekeliruan ke atas peranan dan kedudukan dalam besbol berdasarkan kenyataan daripada soalan ( Siapa adalah pada mulanya … suatu fakta, seseorang yang bernama Apa pada kedua dan watak lain, Saya Tidak Tahu , berada pada tahap ketiga), menggariskan terlalu banyak situasi pasukan. Dalam kesusasteraan dan kajian pasukan, salah satu maladies umum pasukan kurang berprestasi adalah kekeliruan terhadap siapa yang benar-benar terlibat dan tanggungjawab utama dan kebertanggungjawaban mereka adalah untuk inisiatif.

Dalam setiap kes di mana saya telah menemui pasukan projek berprestasi tinggi, usaha yang besar telah dibuat untuk membentuk keahlian pasukan dan menentukan peranan dan kebertanggungjawaban.Sesetengah pasukan mempunyai ahli menentukan dokumen piagam individu yang menguraikan tanggungjawab teras dan akauntabiliti dan mereka memastikan dokumen-dokumen ini dapat dilihat dan boleh diakses oleh semua orang untuk melihat dan mengkaji semula. Lain-lain sempadan pasukan polis dengan teliti untuk memastikan keanggotaan tidak cair dengan individu yang menyertai atau meninggalkan secara rawak.

Bahagian dan bungkusan struktur pasukan juga memastikan kejelasan di sekitar peranan pemimpin. Seorang pengurus projek yang saya temui menggunakan soalan itu: "apabila inisiatif ini berakhir, apa yang akan anda katakan yang saya lakukan? "Untuk memulakan perbincangan di sekitar peranannya sebagai pemimpin. Dia menterjemahkan input daripada ahli pasukan ke dalam gambaran pekerjaan yang lengkap dengan akauntabiliti dan menerbitkan ini kepada seluruh pasukan.

5. Kekurangan Nilai

Kekuatan ketidakstabilan terakhir saya memfokuskan pada nilai atau kekurangannya pada banyak pasukan. Satu set nilai yang ditakrifkan jelas menggambarkan tingkah laku yang diharapkan untuk semua peserta pasukan. Nilai menentukan kebertanggungjawaban dan jangkaan untuk menyelesaikan masalah, menyelesaikan perselisihan, mencadangkan inovasi dan menavigasi rintangan bekerja bersama-sama.

Pengurus projek yang berkesan bekerjasama dengan ahli pasukan dan penaja eksekutif untuk menjelaskan dan menghuraikan nilai dan menjadikannya kelihatan kepada semua. Mereka juga memberi tumpuan kepada mengukuhkan atau hidup mengikut nilai setiap hari. Dengan memodelkan tingkah laku yang betul, mereka membantu menanamkan nilai dalam budaya kumpulan. Walaupun sangat sesuai untuk menubuhkan nilai-nilai pasukan yang jelas pada permulaan inisiatif ini, ini boleh berlaku kemudian dalam proses seperti yang diperlukan untuk membantu membetulkan kumpulan yang terkawal.

Talian Bawah untuk Sekarang:

Terdapat banyak pengaruh yang tidak dapat dinafikan yang dapat menggabungkan untuk mengetengahkan projek anda ke dalam tasik dan lumpur metafora, namun, lima di atas adalah penyebab utama masalah yang berpotensi besar . Sekiranya anda merasakan pasukan projek anda adalah tip dalam gerakan lambat, ia membayar untuk meninjau semula setiap isu ini dan mengelakkan hasil yang tidak selesa.