Langkah Mudah Membuat Anggaran Projek

Pengurus projek berpengalaman dan mereka yang bekerja di syarikat besar akan mempunyai perisian dan akauntan untuk membantu mereka menyusun anggaran projek. Tetapi bagaimana jika anda tidak? Jika anda menatap hamparan kosong atau e-mel daripada penaja projek anda meminta anda menyusun kewangan untuk projek itu, maka artikel ini adalah untuk anda.

Kami akan melihat lima perkara yang perlu anda lakukan untuk membuat anggaran dasar projek.

Gunakan Senarai Tugas Anda

Pertama, buat senarai tugas projek anda. Anda juga mungkin mempunyai struktur kerosakan kerja dan jika anda mempunyai satu, sebaiknya menggunakannya. Tetapi senarai tugasan akan dilakukan selagi ia merangkumi segala-galanya yang perlu anda lakukan pada projek.

Jika anda tidak mempunyai senarai tugas, sudah tiba masanya untuk membuatnya. Tulis semua yang perlu anda lakukan dan perkara yang perlu anda bina atau buat atau lengkap sebelum projek itu selesai. Ia tidak perlu dalam apa-apa perintah tertentu, tetapi ia perlu memasukkan segala-galanya.

Akhirnya pada langkah ini, brainstorm idea dengan pasukan projek anda, kerana ada sesuatu yang anda telah terlupa. Banyak kepala lebih baik daripada satu!

Anggarkan Setiap Komponen

Sekarang pergi ke senarai anda dan keluarkan harga setiap item. Contohnya, tugas yang mengatakan 'menubuhkan mesyuarat untuk membincangkan keperluan' mungkin melibatkan penyumberan dan pengambilan ruang mesyuarat atau membeli apa-apa sumber yang anda perlukan seperti penanda atau pens carta flip.

Terdapat kos yang terlibat dengan itu, jadi dapatkan petikan untuk sewa bilik dan peralatan lain dan perhatikannya.

Lakukan ini untuk segala-galanya pada senarai tugas sehingga anda berakhir dengan harga terhadap setiap item. Sesetengah tugas projek mungkin tidak mempunyai harga yang dikenakan dan itu OK.

Tambah Anggaran Bersama

Seterusnya tambahkan semua anggaran anda.

Ini paling mudah untuk melakukan ini jika anda membuat senarai item dalam hamparan, tambah kos dalam lajur seterusnya dan kemudian lajur jumlah di bahagian bawah. Biarkan spreadsheet melakukan matematik untuk anda! Ini menjadi spreadsheet anggaran anda.

Adalah idea yang baik untuk mengagihkan kos anda ke dalam kategori, jadi anda boleh melihat di mana sebahagian besar wang itu akan berlaku. Gunakan kategori seperti 'Permulaan Projek', 'Infrastruktur' atau 'Latihan' - pilih kumpulan yang bermaksud sesuatu dalam konteks projek.

Tambah Kontingensi dan Cukai

Akan sangat bagus jika anda mempunyai bola kristal dan dapat meramalkan kos ini dengan ketepatan 100% tetapi anda mungkin tidak yakin dengan kemampuan anda untuk melakukannya! Di sinilah kontinjensi datang. Ia adalah dana wang berdasarkan betapa yakin anda merasa bahawa anda mendapat anggaran yang betul. Ia tidak berkaitan dengan sebarang tugas tertentu. Ia adalah 'periuk kecemasan' secara keseluruhan jika anda mendapat sesuatu yang salah atau meninggalkan sesuatu yang tidak sengaja.

Jika anda tidak tahu berapa banyak kontinjensi ditambah, buka 10% daripada jumlah yang anda buat pada Langkah 3.Ini adalah tanggapan tidak saintifik yang banyak pengurus projek menggunakan dan memberi anda sedikit kusut dalam anggaran anda sekiranya anda memerlukannya.

Tambah garisan pada hamparan anggaran anda di bahagian bawah yang menyatakan 'Kontingensi' dan menentukan peratusan yang anda gunakan.

Jangan lupa untuk menambah sebarang cukai jualan atau cukai lain yang tidak dinyatakan secara tersirat dalam anggaran item baris individu anda.

Tambahkan semuanya dan itulah jumlah belanjawan akhir anda.

Dapatkan Kelulusan

Perkara terakhir yang perlu dilakukan adalah untuk mendapatkan pengurus atau penaja projek anda untuk meluluskan anggaran anda. Bercakap kepada mereka tentang bagaimana anda meletakkannya bersama dan elemen apa yang membentuk anggaran keseluruhan anda.

Itu sahaja! Anggaran projek adalah kemahiran pengurusan projek asas dan panduan ini akan membuat anda mula membuat anggaran projek.