Tips untuk Spice Up Your Company Meeting

Adakah anda perancang pertemuan syarikat atau jabatan bulanan atau berkala? Mereka boleh membosankan jika anda tidak berhati-hati. Anda tahu gerudi. Sekumpulan kepala bercakap beratur untuk memberikan maklumat syarikat kepada orang.

Orang ramai berminat, tetapi mesyuarat yang paling berkesan menarik perhatian mereka dengan persoalan dan jawapan yang memancing, audio-visual dan penyertaan. Petua ini membawa anda kejayaan.

• Mulakan mesyuarat, persembahan dan sesi latihan dengan aktiviti pemecah ais atau pemanasan. Dalam mesyuarat yang besar atau pertemuan singkat, pemecah ais boleh menjadi persoalan tunggal yang membuat orang berfikir dan bercakap dengan sesama mereka. Contohnya, tanya soalan yang menyebabkan orang mengangkat tangan. Panjang pemutus ais bergantung pada panjang pertemuan anda, jadi pelan dengan bijak.

• Mempelbagaikan kaedah penyampaian anda. Jika setiap penceramah bercakap dengan penonton, dalam format kuliah, ketua yang berminat tidak lama lagi akan mengangguk. Minta orang ramai bercakap dalam kumpulan kecil.
  Gunakan bahan audio-visual seperti video, slaid, dan persembahan dan gambar PowerPoint. Jika anda bercakap tentang proses lukisan baru, tunjukkan pekerja anda sebelum dan selepas bahagian yang dicat. Lulus tinjauan tinjauan positif dan kad komen.
• Jemput penceramah tetamu untuk penyertaan dan kegembiraan penonton. Pelanggan anda mempunyai banyak untuk mengatakan kepada tenaga kerja anda tentang keperluan dan keperluan kualiti mereka. Satu organisasi pelanggan yang bermitra dengan persatuan bukan keuntungan, persatuan amal memaparkan penceramah tetamu dari organisasi yang menerima sumbangan mereka. Pembicara dari organisasi yang menyokong pekerja secara kewangan adalah dinamit.
• Galak soalan untuk mendapatkan dialog. Mintalah orang untuk menulis soalan sebelum mesyuarat dan semasa mesyuarat. Beri masa untuk soalan yang diarahkan kepada setiap penceramah semasa anda pergi.
  Jika anda tidak dapat menjawab soalan dengan segera dan dengan betul, beritahu orang yang akan anda dapatkan dengan mereka apabila anda mempunyai jawapan yang betul. Sekiranya soalan melebihi masa, jadilah mesyuarat mengenai topik tersebut.

• Satu taktik mesyuarat yang sering terabaikan, tetapi penting dan penting ialah meminta setiap pembicara mengulangi setiap pertanyaan yang dia ditanya. Orang yang mengajukan soalan kemudian mengetahui penceramah memahami soalan tersebut. Orang lain yang menghadiri mesyuarat itu boleh mendengar dan mengetahui persoalannya, bukan hanya menduga soalan - mungkin salah - dari sambutan pembicara.
• Tetapkan matlamat untuk mesyuarat berkala anda. Anda tidak dapat mengemukakan setiap aspek perniagaan syarikat pada mesyuarat selama satu jam. Oleh itu, tentukan isu penting dan tepat pada masanya dan belanjakan masa mesyuarat mereka. Mempertimbangkan kepentingan majoriti peserta juga.
  Ingat, anda mempunyai kaedah lain untuk menyampaikan maklumat syarikat yang termasuk program seperti Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype untuk Perniagaan, Flowdock, e-mel, dan IM. Komunikasi maklumat syarikat strategik tidak perlu diadakan pada mesyuarat.
• Merumuskan agenda dengan berhati-hati. Kenal pasti keperluan dan kepentingan majoriti peserta. Mulakan dengan berita baik yang akan membuat peserta berasa baik.
  Perhatikan susunan penceramah dalam agenda setiap bulan. Anda tidak mahu orang bosan dengan kesamaan. Mengedarkan perkara-perkara yang diperlukan merentasi agenda supaya orang tidak menyesuaikan diri dengan akhir pertemuan, atau menganggap item akhir kurang penting.
• Satu artikel dalam Wall Street Journal, beberapa tahun yang lalu, menyatakan bahawa U. S. pengurus akan menjimatkan 80% masa mereka membazir dalam mesyuarat jika mereka melakukan dua perkara dengan betul. Yang pertama adalah sentiasa mempunyai agenda. Yang kedua ialah bermula pada masa dan berakhir pada masa . Saya akan menambah bahawa anda perlu membenarkan setiap penceramah jumlah masa yang diperlukan untuk menutup topik mereka. Pegang mereka untuk had masa mereka - dengan baik.
• Atur persekitaran fizikal supaya orang ramai memperhatikan kandungan mesyuarat. Tiada siapa yang boleh duduk di belakang atau di sisi pembesar suara anda. Pastikan terdapat kerusi untuk semua peserta, dan jika mengambil nota diperlukan, permukaan untuk menulis juga. Pastikan visual kelihatan, dan orang dapat mendengar. Anda mungkin perlu menggunakan mikrofon. Anda boleh lulus alat atau sampel di sekitar bilik untuk melihatnya.
• Jangan pernah meremehkan kuasa makanan pada mesyuarat. Makanan melegakan suasana, membantu membuat orang berasa selesa, membantu orang mengekalkan tahap tenaga positif dan membina persahabatan pasukan. Pastikan anda memenuhi pelbagai keperluan kumpulan anda dengan makanan yang anda berkhidmat. Sebagai contoh, tawarkan buah dan yogurt sebagai tambahan kepada donat. Menawarkan anjing panas vegetarian dan halal dengan franks biasa.

Apa yang Anda Perlu untuk Mesyuarat yang Berjaya:

• Speaker atau meja speaker
• Mikrofon
• Agenda
• Bantuan visual

Lebih Berkaitan dengan Mesyuarat

• Bagaimana Mengembangkan Agenda Mesyuarat Berkesan > Pemimpin Rapat: Peranan dan Tanggungjawab
• Apakah Minit Mesyuarat dan Siapa Mereka Rekod?
• Apa maksud pasukan?