Kemahiran Pengurusan asas untuk Pemula

Tahap 1 Piramid Kemahiran Pengurusan menunjukkan kemahiran asas mana-mana pengurus permulaan mesti menguasai. Ia adalah asas kepada kemahiran pengurusan piramid, yang menunjukkan kemahiran pengurus mesti menguasai untuk berjaya dan menunjukkan bagaimana kemahiran pengurusan ini membina satu sama lain ke arah kejayaan.

Kemahiran Pengurusan Asas

Terdapat empat kemahiran pengurusan asas yang perlu dikuasai oleh seseorang yang mempunyai kejayaan dalam kerja pengurusan.

Empat kemahiran asas ini ialah merancang, mengatur, mengarah dan mengawal dan dibincangkan secara berasingan secara terperinci di bawah.

Rancangan

Perancangan merupakan langkah pertama dan paling penting dalam sebarang tugas pengurusan. Ia juga merupakan langkah paling sering diabaikan atau sengaja dilangkau. Walaupun jumlah perancangan dan butiran yang diperlukan bervariasi dari tugas ke tugas, untuk melangkau tugas ini adalah untuk mengundang bencana yang pasti kecuali dengan nasib yang buta. Itulah yang memberikan kita perancangan 6 P perancangan (atau 7 P bergantung kepada bagaimana anda mengira).

Walaupun kebanyakan orang mengaitkan perancangan istilah dengan perancangan perniagaan umum, terdapat juga perancangan tahap yang berbeza:

• Perancangan Strategik
• Perancangan Taktis
• Perancangan Operasi

Dan ada pelbagai jenis perancangan:

• Perancangan Bencana
• Perancangan Penggantian
• Perancangan Krisis
• Perancangan Pampasan

Atur

Seorang pengurus mesti dapat mengatur pasukan, tugas dan projek untuk mendapatkan kerja pasukan yang paling berkesan dan berkesan.

Sebagai pengurus permulaan, anda mungkin menganjurkan satu pasukan kerja kecil atau pasukan projek. Kemahiran yang sama akan diperlukan kemudian dalam kerjaya anda apabila anda perlu menganjurkan jabatan atau bahagian baru syarikat.

Jelas sekali, terdapat banyak pertindihan antara perancangan kerja dan dalam menganjurkannya. Di mana perancangan memberi tumpuan kepada apa yang perlu dilakukan, organisasi lebih beroperasi dan lebih tertumpu kepada cara untuk mendapatkan kerja yang terbaik.

Apabila anda menyusun kerja, anda perlu:

• tentukan peranan yang diperlukan,
• berikan tugasan kepada peranan,
• tentukan sumber terbaik (orang atau peralatan) untuk peranan,
• sumber dan memperuntukkannya kepada peranan, dan
• menyerahkan sumber kepada peranan dan mewakilkan kuasa dan tanggungjawab kepada mereka.

Sama ada anda telah diberikan pasukan kecil atau projek untuk mengurus, permulaan pengurus juga harus dapat mengatur pejabat dan sistem data.

Anda mungkin tidak dapat memindahkan orang secara fizikal untuk mendapatkan pasukan anda bersama-sama, tetapi anda harus menganggapnya. Sebaliknya, anda mungkin perlu memindahkan beberapa orang ke dalam ruang yang kecil dan anda perlu mengatur perkara agar pasukan dapat bekerja dengan berkesan dalam ruang itu. Kemudian dalam kerjaya anda, anda mungkin perlu menganjurkan pejabat untuk menampung pasukan dari beberapa jabatan yang berbeza dan keperluan khusus mereka.

Anda juga perlu menyusun semua sistem yang akan mengendalikan data yang diperlukan oleh pasukan anda untuk dikumpulkan atau diedarkan. Hari-hari ini, mereka mungkin sistem komputer. Anda mesti memutuskan sama ada, misalnya, anda perlu menyediakan halaman web yang dikongsi pada intranet syarikat atau hanya folder yang dikongsi pada pelayan fail. Bagaimana anda akan menganjurkan sistem supaya setiap orang yang memerlukan maklumat mempunyai akses kepadanya (dan ia tidak tersedia kepada mereka yang tidak sepatutnya melihatnya, seperti pesaing anda)?

Jika pasukan anda memerlukan atau menghasilkan sesuatu selain daripada maklumat, anda mesti mengatur supaya pasukan anda mendapatkan apa yang mereka perlukan, ketika mereka memerlukannya, dan dapat keluar kepada orang lain apa yang dihasilkan oleh tim Anda pada waktu yang tepat.

Jangan lupa untuk mengatur diri sendiri. Kami akan masuk ke tahap yang lebih tinggi dalam Aras 3 Piramid Kemahiran Pengurusan, tetapi walaupun sebagai pengurus permulaan, anda mesti dapat mengatur diri sendiri, masa anda, dan ruang anda supaya anda dapat menjadi yang paling berkesan.

Berikut adalah beberapa artikel yang boleh membantu anda menguruskan diri dengan berkesan.

Akhirnya, ingatlah, bahawa ia jarang sekali mengatur perkara-perkara sekali. Dengan perubahan yang berterusan dalam sumber, matlamat, dan faktor luaran anda biasanya perlu menyusun semula untuk menyesuaikan diri dengannya.

Langsung

Mengarahkan adalah langkah tindakan. Anda telah merancang dan menganjurkan kerja. Sekarang anda perlu mengarahkan pasukan anda untuk mendapatkan kerja yang dilakukan.

Mula dengan memastikan matlamatnya jelas kepada semua orang dalam pasukan. Adakah mereka semua tahu apa tujuannya? Adakah mereka semua tahu apa peranan mereka dalam mendapatkan pasukan ke gawang? Adakah mereka mempunyai segala yang mereka perlukan (sumber, kuasa, masa, dan sebagainya) untuk melakukan bahagian mereka?

Tarik, Jangan Push

Anda akan lebih berkesan dalam mengarahkan pasukan ke arah matlamat anda jika anda tarik (memimpin mereka) daripada menolak (duduk dan memberi arahan). Anda mahu memotivasi orang-orang di dalam pasukan anda dan membantu dan memberi inspirasi kepada matlamat pasukan.

Kawalan

Sesetengah penulis cuba "melembutkan" kemahiran ini dengan menyebutnya "koordinat" atau istilah serupa. Saya lebih suka istilah yang lebih kuat, kawalan, kerana penting bahawa pengurus dapat mengawal kegiatan tim.

Dalam langkah-langkah di atas, anda telah merancang kerja, menganjurkan sumber untuk menjadikannya paling berkesan, dan mengarahkan pasukan untuk memulakan kerja. Dalam langkah kawalan, anda memantau kerja yang sedang dilakukan. Anda membandingkan kemajuan sebenar dengan rancangan itu. Anda mengesahkan bahawa organisasi berfungsi seperti yang anda bentuknya.

Sekiranya semuanya berjalan lancar, anda tidak perlu melakukan apa-apa kecuali memantau. Walau bagaimanapun, itu jarang terjadi. Seseorang menjadi sakit, jenis pangkalan data mengambil masa lebih lama daripada setiap lelaran daripada unjuran, pesaing utama menurunkan harga mereka, kebakaran memusnahkan bangunan di sebelah dan anda perlu berpindah selama beberapa hari, atau beberapa faktor lain memberi impak kepada pelan anda. Langkah kawalan kini menetapkan bahawa anda perlu mengambil tindakan untuk meminimumkan kesan dan membawa kembali perkara ke arah yang dikehendaki secepat mungkin.

Sering kali ini bermakna kembali ke peringkat perancangan dan menyesuaikan pelan.Kadang-kadang ia memerlukan perubahan dalam organisasi. dan anda perlu mengarahkan semua orang ke arah matlamat baru dan memberi inspirasi kepada mereka. Kemudian, tentu saja, anda mengawal rancangan baru dan menyesuaikan jika diperlukan. Kitaran ini berterusan sehingga anda menyelesaikan tugas.

Alat Kawalan Pengurus

Dalam langkah kawalan, anda menetapkan piawaian untuk prestasi dan kualiti dan kemudian anda memantau untuk memastikan ia dipenuhi. Terdapat banyak alat yang tersedia untuk anda memandangkan ada perkara yang anda perlukan untuk memantau.

• Alat Penjadualan - sebilangan alat perisian yang membolehkan anda memasukkan jadual anda dan kemudian mengemas kini kemajuan secara tetap. Program ini akan menyerlahkan perubahan dalam jadual supaya anda dapat mengenal pasti tindakan pembetulan.
• Kawalan kewangan - sebagai pengurus, anda biasanya akan mempunyai belanjawan. Laporan dari Jabatan Kewangan akan memberitahu anda bagaimana perbelanjaan anda (pada orang dan sumber lain) sepadan dengan rancangan tersebut.
• Kawalan orang - anda mesti memastikan semua orang dalam pasukan anda melaksanakan seperti yang dirancang. Jika mereka tidak, anda perlu mencari dan membaiki sebabnya. Adakah mereka tidak faham matlamatnya? Adakah mereka tidak mempunyai sumber atau kemahiran yang mereka perlukan? Adakah tugas terlalu besar untuk mereka dan perlu diubah suai atau diberikan kepada sumber yang berbeza? Tugas anda sebagai pengurus bererti memberikan maklum balas ahli pasukan tentang bagaimana prestasi mereka memenuhi rancangan itu. Bila tidak, anda perlu mengambil tindakan pembetulan. Berikut adalah cara memberi maklum balas negatif kepada ahli pasukan anda dengan cara yang produktif.

Pyramid Kemahiran Pengurusan Penuh

Piramid Kemahiran Pengurusan menunjukkan semua kemahiran seorang pengurus mesti menguasai untuk berjaya dan menunjukkan bagaimana kemahiran pengurusan ini membina satu sama lain ke arah kejayaan.

Tahap 1
Kemahiran Pengurusan Asas untuk Pengurus Awal

Tahap 2
Kemahiran Pengurusan untuk Membangun Pasukan Anda

Tahap 3
Kemahiran Pengurusan untuk Membangun Diri