8 Tips Menghemat Wang untuk Perancang Acara Korporat

Acara korporat adalah menyeronokkan untuk merancang, dan idea dan idea brainstorming membawa tahap kreativiti yang banyak perancang acara korporat menikmati. Malangnya, idea-idea ini boleh berhenti mati dalam jejak mereka apabila nombor anggaran dilancarkan dan kesedaran ditetapkan dalam anggaran acara anda tidak memenuhi visi acara tersebut.

Kreativiti tidak berhenti dengan proses perancangan acara, bagaimanapun. Ia juga diperlukan untuk merancang acara yang berjaya pada anggaran yang terhad.

Berikut ialah beberapa petua penjimatan wang untuk perancang acara korporat:

1. Ketahui Anggaran Anda

Sebelum anda mula merancang acara korporat anda, tentukan anggaran anda. Tidak masuk akal untuk menghabiskan masa anda menyusun idea dan tempat yang berpotensi yang anda tidak mampu. Jumlah kos yang diperuntukkan untuk:

• Katering
• Hiburan
• Tempat
• Penceramah tetamu
• Perhiasan
• Kejadian lain

Mengetahui ini sebelum anda mula merancang akan membantu anda tinggal dalam batas anda.

2. Jangan Tonton Item Anggaran Ini

Apabila merancang acara korporat, pastikan untuk memasukkan biaya untuk item berikut:

• Percetakan untuk handout, persembahan
• Biaya untuk papan tanda dan spanduk
• Biaya pemasaran dan promosi < Perkhidmatan pendaftaran di tempat

3. Terima Anggaran Anda

Memiliki rasa champagne pada anggaran bir? Jangan putus asa. Simpan diri anda kekecewaan cuba merancang acara anggaran besar dengan anggaran acara kecil. Terima belanjawan yang anda ada. Daripada kecewa dengan kekurangan sumber, dapatkan kreatif.

Terdapat banyak cara untuk perancang acara korporat merancang acara yang berjaya, tidak dapat dilupakan dengan dana terhad.

4. Jadilah Fleksibel Ketika Berunding Tempat Anda

Jika boleh, fleksibel apabila berunding dengan tempat. Pertimbangkan beberapa tarikh yang berpotensi untuk acara korporat anda dan tanyakan jika hotel mempunyai sebarang bukaan semasa tempoh tersebut.

Hotel akan sering menawarkan harga diskaun untuk mengisi pembukaan sekitar tarikh sasaran anda dan anda boleh berunding dengan kadar yang lebih baik jika anda boleh bekerja di sekitar masa permintaan puncaknya.

Selain itu, jika terdapat beberapa tempat di kawasan yang sesuai dengan keperluan anda, gunakan ini untuk kelebihan anda. Apabila bersaing untuk perniagaan syarikat anda, tempat-tempat boleh berunding dengan harga dan underbid kemudahan lain di kawasan itu untuk memenangi perniagaan anda.

5. Mengelakkan Makanan Duduk

Jika anda melayani makanan di acara korporat anda, lebih berkesan untuk melayani gaya bufet berbanding hidangan duduk. Buffet bukan sahaja menghilangkan kos pelayan dan perkhidmatan meja, tetapi anda juga boleh mengurangkan wang yang dibelanjakan untuk makanan itu sendiri.

Jika anda mahukan tetamu berbaur dan bertemu dengan yang lain, pertimbangkan untuk menghidangkan makanan jari dan mengurangkan jumlah ruang duduk dan makan.Apabila tetamu berdiri dan mempunyai plat kecil, mereka makan lebih sedikit dan menghabiskan lebih banyak masa dalam perbualan.

Bar terbuka penuh boleh mengambil gigitan dari anggaran acara anda, jadi pertimbangkan untuk membatasi bar untuk bir, wain, soda dan jus.

6. Book Guest Speakers Early

Seperti tiket penerbangan dan bilik hotel, bayaran pembicara cenderung mendaki semakin dekat anda mendapat pertunangan. Tempah awal untuk mendapatkan kadar terbaik.

Lakukan penyelidikan sedikit dan lihat jika ada pembicara tetamu yang sesuai yang akan berada di kawasan anda pada masa itu. Mereka mungkin menawarkan kadar yang dikurangkan dan anda boleh menjimatkan kos pengangkutan dan penginapan.

7. Pertimbangkan Menggunakan Penaja

Di dunia hari ini, terdapat penaja di mana-mana, dari arena dan dewan konsert untuk acara sukan sendiri. Pertimbangkan menggunakan penaja untuk membantu mengimbangi kos acara anda. Syarikat yang berkait rapat dengan perniagaan atau industri anda mungkin mengalu-alukan peluang untuk mempromosikan nama mereka kepada khalayak anda. Pastikan ia sesuai dengan syarikat dan pelanggan anda pada acara korporat anda, dan terokai apa yang akan mereka tawarkan sebagai pertukaran pendedahan.

8. Berhati-hati dalam Pelacakan Perbelanjaan Anda

Dalam perancangan acara korporat, anda mungkin akan mempunyai pasukan beberapa orang yang bertanggungjawab untuk tugas individu.

Berhati-hati pada semua individu berkenaan perbelanjaan mereka. Berkomunikasi dengan jelas garis panduan anggaran anda dan rajin dalam perbelanjaan mengesan. Minta pelaporan secara tetap tentang apa-apa pembelian yang dibuat dan menetapkan garis panduan yang mana perbelanjaan mesti diluluskan oleh anda sebelum dibuat. Ini adalah satu bidang perancangan acara korporat yang mempunyai kawalan penting untuk mengekalkan perbelanjaan anda dalam anggaran acara anda.